Pflicht zur Zweitausstellung von Rechnungen im Online-Shop?

Rechnungen dienen im Rechtsverkehr der Dokumentation von Zahlungsverbindlichkeiten, erfüllen aber vor allem im elektronischen Geschäftsverkehr auch die Funktion eines klassischen Kaufbelegs. Nicht selten kommt es insofern vor, dass an Online-Händler von Seiten des Kunden mit der Bitte herangetreten wird, wegen Verlustes oder Unauffindbarkeit des Originals eine erneute Rechnung zu übermitteln. Weil das Ausstellen einer Zweitrechnung hier meist eine umfängliche Beanspruchung der Buchhaltung voraussetzt und so mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden sein kann, soll im folgenden Beitrag dargestellt werden, inwiefern in Online-Shops eine Rechtspflicht zur Zweitausstellung von Rechnungen besteht.

I. Rechnungspflicht im Online-Shop?

Bevor die Frage nach einer Zweitübermittlungspflicht für Rechnungen einer sachgerechten Antwort zugeführt wird, soll eingangs dargestellt werden, inwiefern Online-Händler im Rahmen ihrer Verträge überhaupt gehalten sind, Rechnungen auszuweisen.

Eine große Zahl von Shop-Betreibern sieht es als selbstverständlich an, ihren Kunden nach Vertragsschluss Zahlungsaufstellungen entweder in elektronischer Form zukommen zu lassen oder aber entsprechende Inhalte auf Papier den Warensendungen beizufügen.

Zu beachten ist allerdings, dass das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die korrespondierende Durchführungsverordnung (UStDV), aus denen sich die maßgeblichen Bestimmungen für unternehmerische Rechnungen ergeben, den Inhalt und Umfang der Rechnungspflicht stark eingrenzen.

1.) Rechnungen bei Verbrauchergeschäften nicht erforderlich

Nach §14 Abs. 2 UStG hängt eine Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen stets vom Bezugspunkt der Leistung und vom Status des Leistungsempfängers ab. Der Unternehmer muss Rechnungen gemäß §14 Abs. 2 Nr. 2 UStG regelmäßig nur ausstellen, wenn er ein Geschäft mit einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen tätigt oder eine Leistung gegenüber einer juristischen Person erbringt, die kein Unternehmer ist. Abweichend von diesem Grundsatz ergibt sich aus §14 Abs. 2 Nr. 1 UStG, dass unabhängig vom gewerblichen und rechtssubjektiven Status des Vertragspartners eine Rechnung stets dann zu übermitteln ist, wenn der Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt. Erfasst werden hiervon vor allem Werklieferungen, die auf die individuelle Herstellung oder Bearbeitung und den darauf folgenden Transport von Sachen gerichtet sind und so unmittelbar zur Gestaltung oder Prägung des Grundstücks beitragen (z.B. Leistungen im Zusammenhang mit dem Hausbau).

Jenseits einer grundstücksbezogenen Leistung ist der Unternehmer gegenüber privaten natürlichen Personen zur Ausstellung von Rechnungen dahingegen jedoch nicht gehalten. Vielmehr steht es hier zu seiner Disposition, ob er dem privaten Leistungsempfänger eine entsprechende Urkunde bereitstellen will oder nicht.

Für reguläre Shopbetreiber, deren Leistungen in der Regel nicht im Zusammenhang mit Grundstücken ausgeführt werden, folgt daraus insofern, dass sie Rechnungen nur dann verpflichtend ausstellen müssen, wenn die andere Vertragspartei entweder ein Unternehmer oder aber eine nicht gewerblich handelnde juristische Person ist.

Im Verhältnis zu Verbrauchern, denen sich der Händler in der überwiegenden Zahl der Fälle gegenübersieht, besteht eine Rechnungspflicht indes nicht.

Dass sich Händler dennoch vor allem gegenüber Verbrauchern zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sehen, liegt maßgeblich daran, dass die Rechnungspflicht mit der nachvertraglichen Abschriftsobliegenheit verwechselt wird. Nach §312f Abs. 2 BGB sind Händler bei Fernabsatzgeschäften nämlich grundsätzlich gehalten, dem Verbraucher eine Bestätigung des Vertrags mit allen Pflichtinformationen nach Art. 246a §1 EGBGB spätestens bei Lieferung der bestellten Ware auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Zwar müssen die Handlungspflichten in rechtlicher Hinsicht deutlich voneinander getrennt werden. Praktisch aber setzt eine Rechnung nach dem UStG viele der nach Art. 246a §1 EGBGB erforderlichen Pflichtangeben ebenfalls voraus, sodass es sinnvoll sein kann, die nachvertragliche Belehrung in einer (eigentlich nicht obligatorischen) Rechnung aufgehen zu lassen.

2.) Pflichtinhalte der Rechnung

Ist der Unternehmer zur Ausstellung von Rechnungen nach §14 Abs. 2 UStG verpflichtet oder entscheidet er sich auf freiwilliger Basis – vor allem gegenüber Verbrauchern – zur Rechnungsausweisung, so muss er hierbei zwingend die inhaltlichen Anforderungen des UStG einhalten.

In diesem Rahmen ist zu beachten, dass der Anwendungsbereich des UStG nicht etwa dadurch abbedungen wird, dass das betreffende Dokument nicht ausdrücklich als „Rechnung“ bezeichnet wird. Vielmehr liegt eine tatbestandliche Rechnung immer bereits dann vor, wenn sich aus dem konkreten Inhalt der Charakter einer Zahlungsaufstellung für oder einer Abrechnung über eine bestimmte Leistung ergibt, §14 Abs.1 Satz 1 UStG.

a) Allgemeine Pflichtangaben

Stellt der Unternehmer freiwillig oder in Erfüllung der gesetzlichen Pflicht eine Rechnung aus, so hat er nach §14 Abs. 3 UStG sicherzustellen, dass folgende Pflichtangaben angeführt werden:

• der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung
• den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt bzw. den Nettobetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
• den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
• in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Achtung: Rechnungen sind grundsätzlich auf Papier zu übermitteln. Stimmt der Rechnungsempfänger jedoch zu, kann die Rechnung auch elektronisch (per Mail, Downloadlink o.ä.) bereitgestellt werden. Durch das 2011 in Kraft getretene Steuervereinfachungsgesetz wurden die Anforderungen an elektronische Rechnungen deutlich entschärft. Insbesondere wurde die Pflicht zur Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (§14 Abs. 3 UStG a.F.) aufgehoben.

b) Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 150,00€ nicht überschreiten, hat der Gesetzgeber in §33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) den Umfang der rechnungsspezifischen Pflichtangaben reduziert. In derlei Fällen ist nur Folgendes auszuweisen:

• der vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

II. Rechtspflicht zur Zweitübermittlung von Rechnungen?

Ist eine Rechnung einmal ausgestellt, kann es vorkommen, dass diese beim Empfänger verlustig geht oder aus anderen Gründen nicht mehr auffindbar ist. Vielfach wird sodann der Unternehmer darum gebeten, die jeweilige Rechnung erneut zu ermitteln und dem Kunden in Form einer Kopie oder Zweitrechnung zur Verfügung zu stellen. Dies geht für den Unternehmer nicht nur mit einem erheblichen organisatorischen und zeitlichen Aufwand einher, sondern kann ihn je nach Art des Geschäftsmodells sogar vor das Problem einer tatsächlichen Unmöglichkeit stellen. Gerade im elektronischen Geschäftsverkehr, wo neben klassischen Online-Shops alternative Vertriebskanäle wie Auktions- oder Verkaufsplattformen genutzt werden, behalten sich die Domainbetreiber nämlich nicht selten vor, die Abrufbarkeit von Rechnungen aus der Vergangenheit zu begrenzen. eBay ermöglicht beispielsweise nur Rückgriffe auf einen Rechnungszeitraum von 3 Monaten.

1.) Keine gesetzliche Grundlage

Festzustellen ist zunächst, dass das Gesetz an keiner Stelle eine Pflicht des Unternehmers annimmt, auf Wunsch des Kunden eine erneute Rechnung auszustellen. Allenfalls gewährt es nach §15 UStG in Verbindung mit §14c UStG einen Anspruch gegen den Aussteller auf Rechnungsberechtigung für den Fall, dass Steuerbeträge falsch ausgewiesen wurden.

Für einen Anspruch eines Rechnungsempfängers auf Neuausstellung bei Verlust oder Unauffindbarkeit der Originalrechnung und eine korrespondiere Handlungspflicht des ausstellenden Unternehmers existiert indes keine gesetzliche Grundlage.

Ob eine solche dennoch in den Kreis der Verkehrs- und Verhaltenspflichten des Unternehmers fällt, muss grundsätzlich durch Auslegung unter besonderer Berücksichtigung der Risikoverteilung zwischen den Vertragsparteien ermittelt werden.

2.) Kein Unterschied zwischen Verbraucher – und Unternehmerrechnungen

Teilweise wird eine Pflicht zur Zweitausstellungen von Rechnungen gegenüber Verbrauchern mit der Begründung abgelehnt, dass der Unternehmer nach §14 Abs. 2 UStG schon anfänglich überhaupt nicht zur Übermittlung einer umsatzsteuerrechtlichen Rechnung verpflichtet war. Erfolge insofern bereits die erste Abrechnung auf freiwilliger Basis, gelte dies erst recht für Fälle, in denen um eine Rechnungskopie oder eine Zweitrechnung gebeten wird. Wenn überhaupt käme eine derartige Pflicht nur für Rechnungen gegenüber Unternehmern oder juristischen Personen in Betracht

Diese Argumentation missachtet aber, dass das Gesetz den grundsätzlich freigestellten Unternehmer in §14 Abs. 2 Nr. 2 UStG zu einer Rechnungsaufstellung gegenüber Verbrauchern „berechtigt“. Es entspricht den allgemeinen rechtlichen Grundsätzen, dass derjenige, der sich auf ein Recht beruft, umgekehrt auch alle mit einem solchen einhergehenden Verpflichtungen zu tragen hat. Macht der Unternehmer mithin von seinem Wahlrecht Gebrauch und entscheidet sich für eine Rechnungsaufstellung, muss er sich so behandeln lassen, als wäre er von Anfang an zur Aufstellung verpflichtet gewesen. Ihn treffen alle rechtlichen Vorgaben, die im Falle einer Rechnungspflicht zu beachten wären, und er muss so insbesondere die inhaltlichen Anforderungen einhalten und für eine ordnungsgemäße Dokumentation im Sinne der §§14ff. UStG sorgen.

Mithin ist bezüglich der Pflicht zur Zweitübermittlungen von Rechnungen nicht danach zu differenzieren, ob der Unternehmer originär zur Rechnungsausstellung verpflichtet war, ob die Rechnungsausstellung also gegenüber einem Unternehmer oder einer juristischen Person oder nur gegenüber einem Verbraucher erfolgte. Entscheidet sich der Unternehmer freiwillig für eine umsatzsteuerrechtliche Abrechnung, kann er sich nicht darauf berufen, dass ihm von Gesetzes wegen grundsätzlich ein Wahlrecht zustand.

3.) Keine Herleitung aus Aufbewahrungspflicht nach §14b UStG

Ist festgestellt, dass sich ein Unternehmer insbesondere bei einem Zweitübermittlungsverlangen des Verbrauchers einer etwaigen korrespondierenden Pflicht nicht deshalb entledigen kann, weil er originär frei entscheiden konnte, ob er eine Erstausstellung vornehmen will, so könnte sich die Obliegenheit zur erneuten Abrechnung aus dem unternehmerischen Aufbewahrungserfordernis ergeben.

Nach §14b Abs. 1 UStG ist der Unternehmer insofern gehalten, die von ihm ausgestellten Rechnungen in Kopie für mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

Aus dieser Dokumentationspflicht ließe sich nun auch die Pflicht ableiten, auf ein etwaiges Verlangen mit einer erneuten Rechnungsaufstellung zu reagieren. Immerhin hat der Unternehmer nach §14b UStG sicherzustellen, dass die jeweilige Rechnung über einen zehnjährigen Zeitraum hinweg in seiner Buchhaltung abgelegt ist und mithin einen unmittelbaren Zugriff erlaubt. Von der gesetzlich umzusetzenden Möglichkeit der Speicherung ließe sich auf eine Pflicht zur angemessenen Reaktion auf ein Bereitstellungsverlangen schließen.

Eine derartige Betrachtungsweise würde aber verkennen, dass die Rechnung ab dem Zeitpunkt des Zugangs beim Empfänger grundsätzlich dessen Machtbereich zuzurechnen ist und der Aussteller mithin keinen Einfluss mehr darauf nehmen kann, wie im weiteren Verlauf mit ihr verfahren wird. Vielmehr ist der ausstellende Unternehmer dann, wenn er alles für den Zugang Erforderliche getan hat und die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, von seinen Pflichten frei geworden.
Erhält der Empfänger die Rechnung, hat er selbst dafür Sorge zu tragen, dass diese ordnungsgemäß aufbewahrt wird und für eine spätere Einsichtnahme zur Verfügung steht. Ihn trifft mithin ab Zugang eine eigene Sorgfaltspflicht, bei deren Verletzung er sich grundsätzlich nicht an die andere Vertragspartei halten kann. Verlegt oder vernichtet der Empfänger eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung, so muss er sich dieses Verhalten zurechnen lassen und ist nicht berechtigt, den ausstellenden Unternehmer zu einer Zweitübermittlung zu verpflichten.

Während die Verkehrspflicht zur sorgfältigen Aufbewahrung von Rechnungen beim Verbraucher dem allgemeinen Rechtsgedanken entspringt, dass mit Urkunden und anderen beweiserheblichen Dokumenten den Gepflogenheiten des Rechtsverkehrs entsprechend verständig und weitsichtig umgegangen werden muss, ergibt sich für einen rechnungsempfangenden Unternehmer die Verwahrungspflicht unmittelbar aus §14b Abs.1 Satz 1 UStG. Hiernach ist der Unternehmer nämlich auch zur zehnjährigen Aufbewahrung verpflichtet, wenn er eine Rechnung erhalten hat.

4.) Zweitübermittlung nur aus Kulanz

Geht eine ordnungsgemäße ausgestellte Rechnung dem Empfänger zu, so begeht er bei Verlust oder anderweitiger Unauffindbarkeit eine eigene Sorgfaltspflichtverletzung, die der Aussteller nicht durch eine Zweitübermittlung ausgleichen muss. Ihn kann keine Verkehrspflicht dahingehend treffen, für das fahrlässige Fehlverhalten des Empfängers aufzukommen.

Verweigert ein Unternehmer die Ausstellung einer Zweitrechnung, verletzt er damit keine eigene Pflicht, sondern führt lediglich die Ursächlichkeit der Achtlosigkeit des Empfängers für spätere nachteilige Folgen herbei.

Insofern steht es Unternehmern, mithin auch Shop-Betreibern, grundsätzlich frei, sich auf Kundenbegehren hinsichtlich einer Zweitausstellung von Rechnungen einzulassen. Unabhängig davon, ob es sich bei der anderen Vertragspartei um eine natürliche oder juristische Person, einen Unternehmer oder einen Verbraucher handelt, stellt die erneute Übermittlung einer bereits zugegangenen Rechnungen eine bloße Kulanzleistung dar, welche der Unternehmer vornehmen oder ablehnen kann.

Ein eigenes unternehmerisches Interesse an einer erneuten Ausstellung wird zumindest immer dann zu bejahen sein, wenn der Leistungsempfänger den Rechnungsbetrag noch nicht beglichen hat.

Hinweis: in Ermangelung einer gesetzlichen Pflicht zur Zweitausstellung von Rechnungen kann der Aussteller diese von der vorherigen Erstattung von Portokosten abhängig machen. Auch die Geltendmachung von Verwaltungsgebühren ist denkbar, allerdings sollten sich diese der Rechtssicherheit wegen an den Betragsgrenzen orientieren, welche die Rechtsprechung für die erneute Zusendung von Schriftstücken im Zivilrechtsverkehr annimmt. Immerhin die Berechnung eines Mehrkostenaufwandes von 1,50€ dürfte hier zulässig sein.

III. Fazit

Online-Händler sind zur Ausstellung von Rechnungen grundsätzlich nur verpflichtet, wenn die andere Vertragspartei ein Unternehmer oder eine juristische Person ist. Gegenüber Verbrauchern steht die Rechnungserteilung zur unternehmerischen Disposition. Zwar müssen Händler, die sich auf freiwilliger Basis dafür entscheiden, auch Verbrauchern Rechnungen zu übermitteln, hierbei alle gesetzlichen Anforderungen des UStG einhalten und so neben der Anführung von Pflichtangaben vor allem eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherstellen.

Eine Pflicht, Empfängern bei Unauffindbarkeit des Originals eine Zweitrechnung zu übermitteln, erwächst daraus allerdings nicht. Vielmehr begeht derjenige, der eine ordnungsgemäße Rechnung erhalten hat und sie sodann infolge von Fahrlässigkeit vernichtet oder verlegt, eine eigene Sorgfaltspflichtverletzung, für die der Rechnungsaussteller nicht aufkommen muss. Eine Zweitübermittlung aus Kulanz bleibt jedoch möglich.

Zumindest immer dann, wenn der erforderliche Verwaltungsaufwand verhältnismäßig gering ist, ist zu empfehlen, sich auf das Kundenbegehren einzulassen, um sich nicht dem Vorwurf mangelnder Kundenfreundlichkeit auszusetzen.

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