DSGVO: Handlungsanleitung für rechtsichere Weitergabe von Kundendaten an Paketdienstleister zur Lieferabstimmung

Die reibungslose Zustellung der Versandware ist für Kunden und damit auch für den Händler ein wichtige Sache. Damit die Ware gut beim Kunden ankommt ist die Kommunikation zwischen Versandunternehmen und Kunde wichtig – damit diese Kommunikation überhaupt zulässigerweise stattfinden darf, muss der Händler vorab vom Kunden die Einwilligung zur Kontaktaufnahmen des Versandunternehmens einholen. Wie geht sowas? Die Datenschutzerklärung der IT-Recht Kanzlei beherrscht natürlich den entsprechenden rechtmäßigen Hinweis hierzu - unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wie und wo der Einwilligungstext aber im Bestellprozess des Onlineshops aussehen und stehen muss, erklärt diese Handlungsanleitung.

Wir haben im Folgenden die jeweiligen Mustertexte für die führenden Versanddienstleister zur Verfügung gestellt. Um dieses Thema komplett rechtssicher zu gestalten, sind für den Händler immer 2 Punkte zu beachten:

• Der entsprechende Hinweis in der Datenschutzerklärung – hierzu findet sich im Konfigurator der Datenschutzerklärung für Onlineshops unter dem Punkt Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister die jeweiligen Mustertexte der jeweiligen Versanddienstleister – diese müssen entsprechend aktiviert bzw. konfiguriert werden.
• Der Händler muss analog dazu in seinem Bestellablauf einen entsprechenden Einwilligungstext im Rahmen einer checkbox hinterlegen – die Vorlage für diese Muster stellen wir unten zur Verfügung.

I. Handlungsanleitung für DHL

1. Änderung im Rahmen des Shop-Bestellvorgangs

Sie dürfen die vom Kunden erhobene E-Mail-Adresse nur dann an einen Dritten (hier DHL) weitergeben, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Kunden in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse eingeholt haben!

Diese Einwilligung des Kunden kann durch einen entsprechenden Erklärungstext bewerkstelligt werden, den der Kunde im Verlauf des Bestellprozesses in Ihrem Online-Shop durch Setzen eines Häkchens mittels Opt-In Checkbox ausdrücklich bestätigt.

- Bitte fügen Sie daher im Bestellvorgang folgenden Einwilligungstext (inkl. Check- Box) ein:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine E-Mail-Adresse an DHL (Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn) weitergegeben wird, damit DHL vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins per E-Mail Kontakt mit mir aufnehmen bzw. Statusinformationen zur Sendungszustellung übermitteln kann. Meine diesbezüglich erteilte Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen."

Bitte beachten Sie, dass die Check-Box nicht vorangecheckt sein darf! Grund: Der Kunde muss seine Einwilligung in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse freiwillig und selbstständig erteilen!

2. Konfiguration der Datenschutzerklärung

Bitte konfigurieren Sie Ihre Datenschutzerklärung an entsprechender Stelle (Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister), so dass folgender Text in Ihrer Erklärung erscheint:

"Erfolgt die Zustellung der Ware durch den Transportdienstleister DHL (Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn), so geben wir Ihre E-Mail-Adresse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an DHL weiter, sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Anderenfalls geben wir zum Zwecke der Zustellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an DHL weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit DHL bzw. die Lieferankündigung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem oben bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem Transportdienstleister DHL widerrufen werden.“

II. Handlungsanleitung für DPD

1. Änderung im Rahmen des Shop-Bestellvorgangs

Sie dürfen die vom Kunden erhobene E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer nur dann an einen Dritten (hier DPD) weitergeben, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Kunden in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse eingeholt haben!

Diese Einwilligung des Kunden kann durch einen entsprechenden Erklärungstext bewerkstelligt werden, den der Kunde im Verlauf des Bestellprozesses in Ihrem Online-Shop durch Setzen eines Häkchens mittels Opt-In Checkbox ausdrücklich bestätigt.

- Bitte fügen Sie daher im Bestellvorgang folgenden Einwilligungstext (inkl. Check-Box) ein:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine E-Mail-Adresse sowie meine Telefonnummer an DPD (DPD Deutschland GmbH, Wailandtstraße 1, 63741 Aschaffenburg) weitergegeben wird, damit DPD vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins per E-Mail oder Telefon Kontakt mit mir aufnehmen bzw. Statusinformationen zur Sendungszustellung übermitteln kann. Meine diesbezüglich erteilte Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen."

Bitte beachten Sie, dass die Check-Box nicht vorangecheckt sein darf! Grund: Der Kunde muss seine Einwilligung in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse freiwillig und selbstständig erteilen!

2. Konfiguration der Datenschutzerklärung

Bitte konfigurieren Sie Ihre Datenschutzerklärung an entsprechender Stelle (Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister), so dass folgender Text in Ihrer Erklärung erscheint:

"Erfolgt die Zustellung der Ware durch den Transportdienstleister DPD (DPD Deutschland GmbH, Wailandtstraße 1, 63741 Aschaffenburg), so geben wir Ihre E-Mail-Adresse und/ oder Ihre Telefonnummer vor der Zustellung der Ware gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an DPD weiter, sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Anderenfalls geben wir zum Zwecke der Zustellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an DPD weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit DHL bzw. die Lieferankündigung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem oben bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem Transportdienstleister DPD widerrufen werden."

Anderenfalls geben wir nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an DPD weiter. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit DPD bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich.“

III. Handlungsanleitung für GLS

1. Änderung im Rahmen des Shop-Bestellvorgangs

Sie dürfen die vom Kunden erhobene E-Mail-Adresse nur dann an einen Dritten (hier GLS) weitergeben, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Kunden in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse eingeholt haben!

Diese Einwilligung des Kunden kann durch einen entsprechenden Erklärungstext bewerkstelligt werden, den der Kunde im Verlauf des Bestellprozesses in Ihrem Online-Shop durch Setzen eines Häkchens mittels Opt-In Checkbox ausdrücklich bestätigt.

- Bitte fügen Sie daher im Bestellvorgang folgenden Einwilligungstext (inkl. Check-Box) ein:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine E-Mail-Adresse an GLS (General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG, GLS Germany-Straße 1 – 7, 36286 Neuenstein) weitergegeben wird, damit GLS vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins per E-Mail Kontakt mit mir aufnehmen bzw. Statusinformationen zur Sendungszustellung übermitteln kann. Meine diesbezüglich erteilte Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen."

Bitte beachten Sie, dass die Check-Box nicht vorangecheckt sein darf! Grund: Der Kunde muss seine Einwilligung in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse freiwillig und selbstständig erteilen!

2. Konfiguration der Datenschutzerklärung

Bitte konfigurieren Sie Ihre Datenschutzerklärung an entsprechender Stelle (Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister), so dass folgender Text in Ihrer Erklärung erscheint:

„Erfolgt die Zustellung der Ware durch den Transportdienstleister GLS (General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG, GLS Germany-Straße 1 – 7, 36286 Neuenstein), so geben wir Ihre E-Mail-Adresse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an GLS weiter, sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.-Anderenfalls geben wir zum Zwecke der Zustellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an GLS weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit GLS bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem oben bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem Transportdienstleister GLS widerrufen werden.“

IV. Handlungsanleitung für Hermes

1. Änderung im Rahmen des Shop-Bestellvorgangs

Sie dürfen die vom Kunden erhobene E-Mail-Adresse nur dann an einen Dritten (hier Hermes) weitergeben, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Kunden in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse eingeholt haben!

Diese Einwilligung des Kunden kann durch einen entsprechenden Erklärungstext bewerkstelligt werden, den der Kunde im Verlauf des Bestellprozesses in Ihrem Online-Shop durch Setzen eines Häkchens mittels Opt-In Checkbox ausdrücklich bestätigt.

- Bitte fügen Sie daher im Bestellvorgang folgenden Einwilligungstext (inkl. Check-Box) ein:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine E-Mail-Adresse an Hermes (Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH, Essener Straße 89, 22419 Hamburg) weitergegeben wird, damit Hermes vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins per E-Mail Kontakt mit mir aufnehmen bzw. Statusinformationen zur Sendungszustellung übermitteln kann. Meine diesbezüglich erteilte Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen."

Bitte beachten Sie, dass die Check-Box nicht vorangecheckt sein darf! Grund: Der Kunde muss seine Einwilligung in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse freiwillig und selbstständig erteilen!

2. Konfiguration der Datenschutzerklärung

Bitte konfigurieren Sie Ihre Datenschutzerklärung an entsprechender Stelle (Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister), so dass folgender Text in Ihrer Erklärung erscheint:

„Erfolgt die Zustellung der Ware durch den Transportdienstleister Hermes (Hermes Logistik Gruppe Deutschland GmbH, Essener Straße 89, 22419 Hamburg), so geben wir Ihre E-Mail-Adresse vor der Zustellung der Ware gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an Hermes weiter, sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Anderenfalls geben wir zum Zwecke der Zustellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an Hermes weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit Hermes bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem oben bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem Transportdienstleister Hermes widerrufen werden.“

Anderenfalls geben wir nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an Hermes weiter. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit Hermes bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich.“

V. Handlungsanleitung für UPS

1. Änderung im Rahmen des Shop-Bestellvorgangs

Sie dürfen die vom Kunden erhobene E-Mail-Adresse nur dann an einen Dritten (hier UPS) weitergeben, wenn Sie die ausdrückliche Einwilligung des betroffenen Kunden in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse eingeholt haben!

Diese Einwilligung des Kunden kann durch einen entsprechenden Erklärungstext bewerkstelligt werden, den der Kunde im Verlauf des Bestellprozesses in Ihrem Online-Shop durch Setzen eines Häkchens mittels Opt-In Checkbox ausdrücklich bestätigt.

- Bitte fügen Sie daher im Bestellvorgang folgenden Einwilligungstext (inkl. Check-Box) ein:

"Ich bin damit einverstanden, dass meine E-Mail-Adresse an UPS (United Parcel Service Deutschland Inc. & Co. OHG, Görlitzer Straße 1, 41460 Neuss) weitergegeben wird, damit UPS vor der Zustellung der Ware zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins per E-Mail Kontakt mit mir aufnehmen bzw. Statusinformationen zur Sendungszustellung übermitteln kann. Meine diesbezüglich erteilte Einwilligung kann ich jederzeit widerrufen, kontaktieren Sie uns hierzu unter dn im Impressum enthaltenen Kontaktdaten."

Bitte beachten Sie, dass die Check-Box nicht vorangecheckt sein darf! Grund: Der Kunde muss seine Einwilligung in die Weitergabe seiner E-Mail-Adresse freiwillig und selbstständig erteilen!

2. Konfiguration der Datenschutzerklärung

Bitte konfigurieren Sie Ihre Datenschutzerklärung an entsprechender Stelle (Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister), so dass folgender Text in Ihrer Erklärung erscheint:

„Erfolgt die Zustellung der Ware durch den Transportdienstleister UPS (United Parcel Service Deutschland Inc. & Co. OHG, Görlitzer Straße 1, 41460 Neuss), so geben wir Ihre E-Mail-Adresse vor der Zustellung der Ware gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zwecke der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an UPS weiter, sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Anderenfalls geben wir zum Zwecke der Zustellung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an UPS weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit UPS bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem oben bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem Transportdienstleister UPS widerrufen werden.“

Anderenfalls geben wir nur den Namen des Empfängers und die Lieferadresse an UPS weiter. In diesem Fall ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit UPS bzw. die Übermittlung von Statusinformationen der Sendungszustellung nicht möglich."

Tipp: Fragen zum Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook .