DSGVO für Onlinehändler Teil 4 – don’t panic, get started! Das Verarbeitungsverzeichnis

Der Stichtag 25.05.2018 naht mit großen Schritten. Deshalb sorgt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zunehmend für Unruhe unter den Onlinehändlern. Im Rahmen einer Serie von Beiträgen will die IT-Recht Kanzlei Onlinehändlern komprimiertes Praxiswissen vermitteln und zugleich aufzeigen, dass die DSGVO auch für kleine Händler eine lösbare Aufgabe ist. In unserem aktuellen Beitrag ist das Verarbeitungsverzeichnis dran.

“Das Verzeichnis” – der Angstmacher

Die Worte „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“, “Verarbeitungsverzeichnis”, und “Verfahrensverzeichnis” stehen synonym für das Grauen vieler Onlinehändler vor dem 25.05.2018.

Dieses „Verzeichnis“ – alle drei Begriffe meinen letztlich dasselbe Dokument- ist nach den Erfahrungen der IT-Recht Kanzlei der Angstmacher schlechthin in puncto DSGVO.

Letztlich zu Unrecht. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, warum.

Was ist denn das?

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO (im Folgenden „Verarbeitungsverzeichnis“, häufig auch als „Verfahrensverzeichnis“ bezeichnet) ist ein vom datenschutzrechtlich Verantwortlichen elektronisch oder schriftlich zu führendes Dokument.

Darin sind neben diversen Pflichtangaben generell-abstrakt die Verarbeitungsvorgänge durch den Verantwortlichen aufzuführen.

Es dient damit zu Dokumentationszwecken sowie als Nachweis dafür, dass die Vorgaben der DSGVO durch den Verantwortlichen auch eingehalten werden.

In Bezug auf Onlinehändler bedeutet dies, dass der Händler ein solches Verzeichnis zu erstellen und als – grundsätzlich betriebsinternes Dokument - zu führen hat. Damit kommt er seiner Dokumentationspflicht nach.

Sollte dann nach dem 25.05.2018 tatsächlich eine Aufsichtsbehörde an den Händler herantreten und die Herausgabe des Verarbeitungsverzeichnisses verlangen, so muss der Händler dem Verlangen der Behörde zur Erfüllung seiner Rechenschaftspflicht nachkommen

Welche Inhalte gibt es?

Inhaltlich werden die folgenden Anforderungen an das Verarbeitungsverzeichnis gestellt, so dass dieses Angaben enthalten muss über:

• Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten;
• die Zwecke der Verarbeitung;
• eine Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten;
• die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen;
• gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation, einschließlich der Angabe des betreffenden Drittlands oder der betreffenden internationalen Organisation, sowie bei den in Artikel 49 Absatz 1 Unterabsatz 2 genannten Datenübermittlungen die Dokumentierung geeigneter Garantien;
• wenn möglich, die vorgesehenen Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien;
• wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 Absatz 1.

Die generell-abstrakte Darstellung der Verarbeitungstätigkeiten ist ausreichend

Häufig sind Händler der Ansicht, es müsse in diesem Verzeichnis jeder einzelne Datenverarbeitungsvorgang protokolliert werden. Also z.B.

"- Verarbeitung Email-Adresse Kunde Max Meier
- Verarbeitung Bankdaten Kunde Max Meier
- Verarbeitung Email-Adresse Kunde Mila Muster
- Verarbeitung Bankdaten Kunde Mila Muster"

Das trifft Gott sei Dank nicht zu!

Es sind lediglich abstrakt die generell erfolgenden Verarbeitungsvorgänge zu beschreiben, ohne jeden Bezug zu konkreten Kunden. Das macht die Sache doch gleich unkomplizierter.

Aber, es sind doch nur „die Großen“ betroffen?

Vorweg: Dieses Gerücht hält sich leider hartnäckig, trifft in der Sache jedoch überhaupt nicht zu.

Viele Händler verstehen die – zugegebenermaßen sehr undurchsichtige - gesetzliche Ausnahme von der Pflicht zur Erstellung und Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses falsch dahingehend, dass nur große Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitern ein solches Verarbeitungsverzeichnis erstellen und führen müssen.

Zwar sind Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern unter bestimmten weiteren Voraussetzungen von dieser Pflicht befreit.

Allerdings gilt diese Ausnahme bereits dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten „nicht nur gelegentlich“ erfolgt.

Da gerade Onlinehändler aber personenbezogene Daten nahezu permanent – und damit „nicht nur gelegentlich“ verarbeiten (etwa schon beim Einsatz von Analyse- und Trackingtools auf der Webseite bzw. spätestens bei der Vertragsabwicklung), greift das „Kleinbetriebsprivileg“ nicht für Onlinehändler.

Jeder Onlinehändler ist betroffen!

Daraus folgt, dass jeder Onlinehändler spätestens zum 25.05.2018 ein Verarbeitungsverzeichnis erstellt haben und dieses führen muss.

Für Onlinehändler gibt es keine Ausnahmen in Bezug auf Anzahl der Beschäftigten oder bestimmte Umsatz- oder Gewinnschwellen. Insbesondere werden auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG in die Pflicht genommen.

Auch nicht von Relevanz ist es, ob der Händler einen eigenen Shop betreibt, nur eine Webseite vorhält, ob er nur auf Verkaufsplattformen wie Amazon, DaWanda oder eBay verkauft.

Dieses Thema wird also für jeden Onlinehändler spätestens zum 25.05.2018 relevant!

Praktisch: IT-Recht Kanzlei stellt Mandanten kostenfrei elektronisch konfigurierbares Muster zur Verfügung

Voraussichtlich Ende April stellt die IT-Recht Kanzlei ihren Update-Service-Mandanten kostenlos den Zugang zu einem elektronisch konfigurierbaren Verarbeitungsverzeichnis zur Verfügung.

Dieses wurde von der IT-Recht Kanzlei speziell auf die Bedürfnisse von Onlinehändlern zugeschnitten und erlaubt eine einfache Erstellung eines solchen Verzeichnisses.

Weitere Informationen finden Sie gerne hier.

Kein öffentliches Dokument

Das Dokument des Verarbeitungsverzeichnisses ist nicht öffentlich, sondern betriebsintern.

Dies ist auch gut so, verbergen sich darin doch regelmäßig eine Menge „Betriebsgeheimnisse“, die grundsätzlich externe Personen nichts angehen.

Das Verarbeitungsverzeichnis muss insbesondere weder auf der Webseite veröffentlicht werden noch Kunden in irgendeiner Form zugänglich gemacht werden.
Die IT-Recht Kanzlei rät auch dringend davon ab, dass Dokument öffentlich zugänglich zu machen.

Aufsichtsbehörden: Bereits jetzt viel zu tun…

Wer trotz Verpflichtung ab dem 25.05.2018 kein Verzeichnis führt oder dabei die inhaltlichen Vorgaben nicht erfüllt muss – wohl aber eher in der Theorie – damit rechnen, Ärger mit der Aufsichtsbehörde zu bekommen.

Die Behörde kann an den Onlinehändler herantreten und die Herausgabe des Verarbeitungsverzeichnisses verlangen. Ein Verstoß gegen die Verpflichtung zur Führung des Verarbeitungsverzeichnisses nach Art. 30 DSGVO ist bußgeldbewährt.

In der Praxis werden die chronisch überlasteten Datenschutzbehörden aber wohl Besseres zu tun haben, als systematisch an durchschnittliche Onlinehändler heranzutreten und deren Verarbeitungsverzeichnisse zu prüfen.

Solange es in schöner Regelmäßigkeit große Datenskandale bei Weltkonzernen gibt, sind die Aufsichtsbehörden personell stark gebunden. Erfolgt hier im Zuge der DSGVO keine massive personelle Aufstockung, werden „Verarbeitungsverzeichniskontrollen“ bei kleinen und mittleren Onlinehändlern eher Seltenheitswert haben.

Große Onlineunternehmen, bereits bekannte „Sünder“ oder Händler, über die sich Kunden bei den Behörden beschweren werden allerdings mit „Besuch“ rechnen müssen…

Die gute Nachricht: Wohl kein Einfallstor für Abmahnungen

Wie bereits ausgeführt wurde, muss jeder Onlinehändler ab dem 25.05.2018 ein korrektes Verarbeitungsverzeichnis erstellen und führen.

Unbeschadet der Frage, ob das Fehlen eines Verarbeitungsverzeichnisses, ein unvollständiges bzw. unrichtiges Verarbeitungsverzeichnis oder eine mangelnde „Pflege“ und Aktualisierung überhaupt einen abmahnbaren Rechtsverstoß darstellt: In der Praxis werden Fehler in puncto Verarbeitungsverzeichnis wohl kaum Abmahnungen nach sich ziehen.

Dafür gibt es zwei wesentliche Argumente:

1. Es besteht kein Einsichtsrecht für Mitbewerber oder Abmahnverbände. Wer sich also nicht selbst dazu einlässt, kein bzw. nur ein unrichtiges Verzeichnis erstellt zu haben, hat damit wenig zu befürchten.
2. In Bezug auf die Ausgestaltung des Verarbeitungsverzeichnisses besteht zudem für „Angreifer“ das Problem, die internen Verhältnisse des „Angegriffenen“ nicht (im Detail) zu kennen (welche Verarbeitungsvorgänge finden überhaupt statt?). Von daher dürften – dringt das Dokument nach außen – nur evident unrichtige bzw. unvollständige Verarbeitungsverzeichnisse zu Problemen führen.

Fazit

Auch In Bezug auf das Verarbeitungsverzeichnis dürfte in der Praxis gelten: Es wird nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird!

Ja, die Erstellung und Führung eines solchen Verzeichnisses ist für die meisten Onlinehändler Neuland und verursacht Aufwand.

Es muss aber jedem (!) Onlinehändler (egal ob eigener Shop, Verkauf über Plattformen wie Amazon, DaWanda oder eBay) und zwar unabhängig von Umsatz, Größe und Mitarbeiterzahl unbedingt dazu geraten werden, bis spätestens zum 25.05.2018 ein solches Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen.

Praktisch: Mandanten der IT-Recht Kanzlei erhalten (voraussichtlich ab der zweiten Aprilwoche) kostenlos Zugang zu einem elektronisch konfigurierbaren Verarbeitungsverzeichnis. Dieses wurde von der IT-Recht Kanzlei speziell auf die Bedürfnisse von Onlinehändlern zugeschnitten und erlaubt eine einfache Erstellung eines solchen Verzeichnisses.

Anhand dieses Musters können Update-Service-Mandanten der IT-Recht Kanzlei schnell und effektiv ein auf individuelle Bedürfnisse zugeschnittenes Verarbeitungsverzeichnis erstellen und für die Zukunft auch führen, um den neuen gesetzlichen Pflichten nachzukommen.

Wer generell als Onlinehändler ein Verarbeitungsverzeichnis vorhält, ist damit bereits einen großen Schritt weiter. Ob dieses inhaltlich zu 100% allen gesetzlichen Vorgaben entspricht (was selbst für Großkonzerne herausfordernd sein dürfte), wird in der Praxis Nebensache sein.

Da weder Kunden noch Konkurrenten ein Einsichtsrecht haben und die Aufsichtsbehörden vermutlich bereits sehr gut damit ausgelastet sein werden, große Konzerne und bekannte „Sünder“ zu kontrollieren, wird die Prognose zu wagen sein, dass der durchschnittliche Onlinehändler vermutlich während seiner gesamten Laufbahn nicht von eine Behörde zur Vorlage des Verarbeitungsverzeichnisses aufgefordert werden wird.

Ein besonderes Augenmerk hinsichtlich der DSGVO sollten Onlinehändler zudem auf ihre „Außenwirkung“ legen, also auf das, was im Rahmen der Verkaufspräsenzen in Bezug auf den Datenschutz nach außen hin erkennbar ist.

Denn: Das realistischste Bedrohungsszenario für Onlinehändler dürfte auch hinsichtlich der DSGVO die Abmahnung durch Mitbewerber und Wettbewerbsverbände sein. Hier werden in aller Regel Umstände abgemahnt, die nach außen hin gut erkennbar sind (z.B. eine veraltete oder lückenhafte Datenschutzerklärung).

Die IT-Recht Kanzlei bereitet ihre Mandanten selbstverständlich mit einer speziell auf die Vorgaben der DSGVO angepassten Datenschutzerklärung sowie zahlreichen Mustern, Leitfäden und Newsbeiträgen lösungsorientiert auf den 25.05.2018 vor, so dass ein sorgenfreier „Umstieg“ für Onlinehändler auf das neue Datenschutzrecht nach der DSGVO gewährleistet ist

In diesem Sinne: don’t panic – get started!

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook .