Umsatzsteuer-ID – so klappt die Beantragung

Die Umsatzsteuer-ID ist für viele Händler immer noch ein Buch mit 7 Siegeln. Braucht jeder Onlinehändler eine, muss sie angegeben werden und wenn ja wo? Und wo bekommt er diese ID überhaupt? Mit diesen Fragen beschäftigt sich der folgende Gastbeitrag zum Thema Umsatzsteuer-ID von unserem Kooperationspartner Monschein Steuerberatung.

Ihr Online-Shop ist mit Waren gut gefüllt, Ihr Lager ebenfalls. Die Corporate Identity Ihrer Geschäftsidee ist von der Werbeagentur ihrer Wahl professionell gestaltet worden, schickes Briefpapier und flotte Werbebotschaften in den sozialen Medien warten auf ihren Einsatz. Sobald die ersten Bestellungen eintrudeln, kann es losgehen mit dem großen Geschäft - oder etwa nicht?

Fast alle Konsumgüter und Dienstleistungen, die in Deutschland erworben oder in Anspruch genommen werden, enthalten den Aufschlag einer Umsatzsteuer, die derzeit bei 19 Prozent liegt, bzw. ermäßigt bei 7 Prozent. Dies ist eine indirekte Steuer, die somit jeder zahlt und die gemeinhin unter den Begriff „Mehrwertsteuer“ fällt.

Müssen Sie sich bei Ihrem Geschäft Gedanken über die Umsatzsteuer-ID machen?

Die grundlegende Voraussetzung für jede Geschäftseröffnung, Firmengründung, freiberufliche Tätigkeit oder den Handel mit Waren ist in Deutschland eine Steuernummer vom zuständigen Finanzamt Ihres Wohnsitzes. Diese Steuernummer ist nicht zu verwechseln mit der Steuer-ID, die jedem mit der eigenen Geburt zugeteilt wird. Auch kann ein Gewerbeschein vonnöten sein, wenn Sie keinen freien Beruf ausüben oder in der Landwirtschaft tätig sind.

Wenn Sie Ihr Geschäft - bleiben wir bei dem Beispiel des Online-Shops - nur nebenbei betreiben und keine großen Einnahmen erwarten, werden Sie in der Regel von der Kleinunternehmer-Regelung Gebrauch machen. Diese besagt, dass Sie bis zu einem gewissen Umsatz (derzeit maximal 22.000 Euro pro Jahr) umsatzsteuerbefreit sind. Das bedeutet in der Praxis, es wird keine Umsatzsteuer-ID (auch USt-IdNr abgekürzt) benötigt und es muss keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden. Dementsprechend kann der Kleinunternehmer selbst aber auch keine Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer stellen.

Wenn Sie jedoch mit satten Gewinnen rechnen oder im EU-Binnenmarkt handeln möchten, kommen Sie um eine Umsatzsteuer-ID nicht herum. Diese Voraussetzung gilt auch für Kleinunternehmer, wenn sie keine stattlichen Umsätze einfahren, aber in das EU-Ausland liefern oder von dort Ware beziehen möchten.

Wo finden Sie weitere Informationen zur Umsatzsteuer-ID?

Detaillierte Angaben zur Thematik der Umsatzsteuer-ID finden sich auf der Webseite des Bundeszentralamts für Steuern (kurz BZSt genannt), welches die Umsatzsteuer-ID unter anderem für nachfolgend aufgezählte und zitierte Sachverhalte als notwendig erachtet:

• „Das Unternehmen liefert Waren in das übrige Gemeinschaftsgebiet (innergemeinschaftliche Lieferung)“
• „Das Unternehmen erwirbt Waren aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet (innergemeinschaftlicher Erwerb)“
• „Das Unternehmen führt eine Lieferung im Sinne des § 25b Abs. 2 UStG aus (innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte)“
• „Das Unternehmen führt eine Beförderung oder Versendung im Sinne des § 6b Abs. 1 Nr. 4 UStG aus (Konsignationslagerregelung)“
• „Das Unternehmen erbringt steuerpflichtige sonstige Leistungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet“
• „Das Unternehmen nimmt sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers in Anspruch“

Kurz und verständlich gesagt:

Für Geschäfte innerhalb Deutschlands reicht sowohl als Umsatzsteuerpflichtiger als auch als Kleinunternehmer die vom Finanzamt erteilte Steuernummer. Für EU-Binnengeschäfte muss hingegen in beiden Fällen eine Umsatzsteuer-ID verwendet werden.

Wo muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden?

Wenn Ihnen eine Umsatzsteuer-ID zugeteilt wurde, können Sie für die nationale Rechnungsstellung wahlweise diese oder Ihre Steuernummer auf Rechnungen aufführen. Für den EU-Handel muss die Umsatzsteuer-ID angegeben werden. Es ist generell eher üblich, die Umsatz-ID anzugeben als die Steuernummer, weil damit einem Missbrauch von Steuernummern besser vorgebeugt werden kann. Auch im Impressum Ihrer Webseite oder Ihres Online-Shops muss sie genannt werden. Für normalen Schriftverkehr in Briefen und Mails ist sie zwar nicht notwendig, kann aber zur Vermeidung von Missverständnissen zusätzlich vermerkt werden.

Für eine korrekte Abwicklung von Geschäften im EU-Binnenland vergewissern Sie sich auch, dass Ihre Geschäftspartner über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, sodass das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden kann. Ansonsten können Sie die Mehrkosten der Umsatzsteuer nicht geltend machen und bleiben auf ihnen sitzen.

Wo erhält man eine Umsatzsteuer-ID?

Für die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn Sie den steuerlichen Erfassungsbogen für die Unternehmensgründung bei Ihrem Finanzamt einreichen, können Sie die Umsatzsteuer-ID gleich mit beantragen. Ihr Antrag wird anschließend automatisiert vom Finanzamt an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet.

Wenn sich erst nach der Gründung Ihres Unternehmens oder nach Beantragung der Steuernummer abzeichnet, dass Sie eine Umsatzsteuer-ID benötigen, kann sie beim BZSt nachträglich beantragt werden. Dies kann zum einen online erfolgen, indem Sie im Downloadbereich das entsprechende Formular zur Online-Beantragung ausfüllen. Nach Eingabe erhalten Sie weitere Informationen zum Stand der Bearbeitung und Ihre Angaben werden nach der Übermittlung automatisiert mit den Daten des Finanzamtes abgeglichen und geprüft.

Falls Sie Ihren Antrag schriftlich einreichen möchten, ist es zwingend notwendig, den Namen, die Anschrift Ihres Unternehmens und das Bundesland, in dem es ansässig ist, zu nennen. Weiterhin ist die Rechtsform anzugeben sowie die Kontaktdaten inklusive einer Mail-Adresse. Zudem muss das Finanzamt genannt werden, bei dem Ihr Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke geführt wird (möglicherweise ist es nicht identisch mit dem, welches Ihnen Ihre Steuernummer erteilt hat) und natürlich Ihre zugeteilte Steuernummer. Der Antrag ist zu senden an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis in 66738 Saarlouis.

Sowohl bei der Online-Beantragung als auch bei der schriftlichen Anfrage ist mit einer Dauer von vier bis acht Wochen Bearbeitungszeit zu rechnen. Da die Umsatzsteuer-ID ausschließlich auf postalischem Weg mitgeteilt wird, führen Nachfragen per E-Mail oder Telefon aus rechtlichen Gründen zu keinerlei schnelleren Aussagen. Hier hilft nur Warten auf den Bescheid.

Quellen:
https://www.gruender.de/steuern/umsatzsteuer/
https://www.hwk-koeln.de/artikel/muss-die-umsatzsteuer-id-oder-die-steuernummer-auf-geschaeftsbriefe-oder-rechnungen-32,0,1627.html
https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/buchhaltung/umsatzsteuer-identifikationsnummer/

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