Vergabeleitfaden (UfAB): für IT-Leistungen erneuert

Der vor allem den Bundesbehörden dienende Leitfaden für IT-Beschaffungen wurde als UfAB V (Version 2.0) vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) am 12. August 2010 neu herausgegeben.

Was ist die UfAB?

UfAB steht für "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" und ist ein Leitfaden für IT-Beschaffer in der öffentlichen Verwaltung auf Grundlage der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Unabhängig davon, ob es sich um Software, Hardware oder sonstige Leistungen im IT-Bereich handelt, alles kann mit Hilfe dieser Unterlage objektiv, transparent und nachvollziehbar beurteilt werden. Die erste Fassung der UfAB wurde bereits 1982 veröffentlicht und mit dieser Einführung erklärte der Interministerielle Ausschuss zur Koordinierung der Datenverarbeitung in der Bundesverwaltung (IMKA) die UfAB als "geeignetes Hilfsmittel für die Ausschreibung und Bewertung von DV-Leistungen". Inzwischen ist die UfAB weit verbreitet und wird in der Bundesverwaltung und darüber hinaus angewendet.

Die UfAB wird in einer Arbeitsgemeinschaft erarbeitet, die sich aus IT-Beschaffern und vergaberechtlichen Beratern zusammensetzt. Frau RAin Keller-Stoltenhoff , Partnerin der IT-Rechts-Kanzlei, ist als Beraterin Mitglied der UfAB-AG.

Was ist das Ziel der UfAB?

Für die Beschaffer von IT-Leistungen wird es immer schwieriger, einerseits die notwendigen technischen Anforderungen Ihrer IT-Abteilungen zu erfüllen und anderseits dabei die sich ständig ändernden und immer komlexer werdenden vergaberechtlichen Vorschriften der EU und der sie begleitenden vergaberechtlichen Rechtsprechung zu beachten.  Die UfAB  soll dabei eine stets aktuelle und hilfreiche Unterstützung im Dschungel der unterschiedlichen vergabe- und vertragsrechtlichen Gesetze und Verordnungen bei der Beschaffung von IT-Leistungen Landschaft darstellen.

Die UfAB hat daher zum Ziel, die Grundsätze des Vergabeverfahrens zu verdeutlichen, praktikable Bewertungsmethoden vorzustellen sowie Beispiele und Hinweise für die Vergabepraxis aufzuzeigen und damit die Arbeit für IT-Beschaffer zu erleichtern. Die UfAB als Leitfaden soll es IT-Beschaffern ermöglichen, auf der Grundlage der VOL/A eine Ausschreibungsunterlage für IT-Leistungen eindeutig und vollständig zu erstellen.
Darüber hinaus soll die Verwendung der UfAB auch den erfahrenen IT-Beschaffern eine verlässliche Grundlage liefern und für Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit von IT-Ausschreibungen in der Bundesverwaltung sorgen. Darüber hinaus soll die UfAB aber auch dazu dienen, IT-Leistungen unter wettbewerblichen Bedingungen wirtschaftlicher, d. h. unter Steuerzahlergesichtspunkten die richtige Leistung sparsamer einzukaufen.

Was ist der Inhalt der UfAB?

Der Leitfaden stellt die Grundsätze des Vergabeverfahrens dar und stellt praktikable Bewertungsmethoden vor. Im Gegensatz zu vielen Vergaberechtsbüchern, die sich damit begnügen, die vergaberechtlichen Vorschriften zu kommentieren, zeigt die UfAB Beispiele und Hinweise für die Vergabepraxis auf, um damit die Arbeit des Beschaffers zu erleichtern.

Was ist neu an der UfAB V?

Die UfAB V, Version 2.0 unterscheidet sich von ihrer Vorgängerversion, der Version 1.0, durch eine Reihe von Anpassungen. Sie betreffen insbesondere die neue Strukturierung der VOL/A, die Losbildung, Rahmenvereinbarungen, Anforderungen an die Eignung sowie Nachweise der Eignung, Dokumentationspflichten, Veröffentlichungspflichten, die Neustrukturierung der Vergabeunterlagen sowie den Direktkauf. Dementsprechend wurden verschiedene fachliche Module modifiziert bzw. neu hinzugenommen. Dazu gehören insbesondere die Module für Eignungsanforderungen, für die Losbildung, für Rahmenvereinbarungen, für die Dokumentationspflichten und die Vergabeunterlagen, die Informationspflichten sowie das neue Modul für die dynamischen elektronischen Verfahren. Unabhängig von Änderungen der Rechtsnormen wurde ein neues Modul für die Beschaffung von Open Source Software aufgenommen und das Modul zur Vergabe von Beratungsleistungen angepasst. Die von der UfAB empfohlenen Bewertungsmethoden, die Einfache und die Erweiterte Richtwertmethode zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots, wurden um eine weitere Methode, nämlich die Vereinfachte Leistungs-/Preismethode, ergänzt. Die Entwicklung der UfAB über die einzelnen Vorgängerversionen wird nun in dem gesonderten Dokument "Historie der UfAB" dargestellt. Darüber hinaus wird eine "Mustervereinbarung" für die Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der Auftragsdatenverarbeitung angeboten.

Die Regelungen zum Konjunkturpaket II, nach denen zur Beschleunigung öffentlicher Investitionen die Vergabeverfahren vereinfacht werden, sind nach derzeitigem Stand noch bis zum 31.12.2010 relevant. So können Vergabestellen des Bundes bei nationalen Verfahren bis zu einem geschätzten Auftragswert von 100.000 Euro ohne Umsatzsteuer Beschränkte Ausschreibungen oder Freihändige Vergaben durchführen. Bei EU-weiten Verfahren ist die Anwendung der beschleunigten Verfahren ohne Nachweis gerechtfertigt. Diese Regelungen sollen gleichermaßen für Zuwendungsempfänger gelten, die die VOL anzuwenden haben.

An wen wendet sich die UfAB?

Die UfAB wendet sich grundsätzlich an Beschaffer der Bundesbehörden kann aber auch alle IT-Beschaffer besonders dann unterstützen, wenn sie nicht tagtäglich mit den komplizierten Regelwerken der öffentlichen Vergabe zu tun haben.

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