Fallstricke beim Einsatz von IT am Arbeitsplatz

I. Überblick

Informationstechnik (IT), insbesondere Internet und E-Mail, sind aus dem Arbeitsalltag vieler Arbeitnehmer nicht mehr wegzudenken. Recherchen erfolgen inzwischen größtenteils über das Internet, dienstliche Mails ersetzen immer mehr den Briefverkehr. Aber es wird über den Dienst-PC vielfach auch privat gesurft und das dienstliche Postfach auch für private Mails genutzt. Gerade diese private IT-Nutzung am Arbeitsplatz zieht jedoch eine ganze Reihe rechtlicher Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach sich.

II. Zulässigkeit privater IT-Nutzung

1. Grundsatz

Ist keine Regelung über die private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz getroffen worden, darf der Arbeitnehmer diese Medien nicht für private Zwecke nutzen. Tut er es doch, so stellt dies eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten dar, was im schlimmsten Fall eine Abmahnung oder sogar die (fristlose) Kündigung nach sich ziehen kann.

2. Erlaubte Nutzung

Jedoch muss es nicht zwingend eine ausdrückliche Anweisung bezüglich der Internetnutzung am Arbeitsplatz geben, damit die neuen Medien legal genutzt werden dürfen. Es ist auch ausreichend, wenn eine so genannte betriebliche Übung dahingehend besteht, dass das Internet auch einmal für private Zwecke genutzt werden darf. Eine solche betriebliche Übung lässt sich etwa daran erkennen, dass der Arbeitgeber von der gelegentlichen privaten Internet- und E-Mail-Nutzung seiner Mitarbeiter weiß und diese bereits über einen längeren Zeitraum duldet.

Auch stellt die Erlaubnis, ab und zu private Telefongespräche über das dienstliche Telefon zu führen, ein Indiz für eine stillschweigende Erlaubnis zur Nutzung auch der anderen Kommunikationsmittel dar. Dies gilt jedoch nur in dem Fall, dass dem Arbeitgeber hierdurch keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Aufgrund der Einbindung des Internets in die meisten Bereiche des täglichen Lebens geht die Entwicklung inzwischen sogar dahin, dass der Arbeitnehmer von einer stillschweigenden Einwilligung des Arbeitgebers in die Internetnutzung ausgehen darf, wenn keine ausdrückliche anders lautende Anweisung kommuniziert wurde und der Arbeitnehmer sich außerdem dazu bereit erklärt, die Kosten für seine Internetnutzung zu tragen.

3. Folgen für den Arbeitgeber

Erlaubt der Arbeitgeber die private Nutzung von Internet und E-Mail, so treffen ihn als Anbieter einer Telekommunikationsdienstleistung insbesondere die haftungs- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen des Telemediengesetzes (siehe hierzu unsere News zum Thema Providerhaftung in der nächsten Woche). Er muss nunmehr auch das Fernmeldegeheimnis seiner Arbeitnehmer schützen und achten. Daraus folgt, dass der Arbeitgeber die private Korrespondenz seiner Arbeitnehmer grundsätzlich nicht mitlesen oder kontrollieren darf.

4. Folgen für den Arbeitnehmer

Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung des Internets und den Mailversand, so bedeutet dies nicht, dass der Arbeitnehmer diese nun nach Gutdünken in Anspruch nehmen darf. Er ist und bleibt durch den*Arbeitsvertrag* verpflicht, während der Arbeitszeit seine Arbeitskraft alleine dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen. Internet- und E-Mail-Nutzung sind daher nur in den Pausen gestattet. Nicht von der Erlaubnis des Arbeitgebers umfasst ist zudem in der Regel der Download großer privater Dateien auf den Dienstcomputer, wenn dadurch die Gefahr von Virenschäden oder anderer Störungen der EDV-Anlage des Arbeitgebers geschaffen oder verschärft wird.

Nicht von einer stillschweigenden Erlaubnis des Arbeitgebers umfasst sind auch Internetnutzungen, durch die dem Arbeitgeber zusätzliche Kosten entstehen. Solche Handlungen können nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zur Kündigung führen.

III. Betriebsvereinbarungen

Das sicherste Mittel für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um festzuhalten, welche Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz zulässig sein sollen, ist eine Betriebsvereinbarung. Sie wird meist zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat als Vertretung der Arbeitnehmer abgeschlossen.

1. Typische Regelungen

In einer Betriebsvereinbarung wird in der Regel vereinbart werden, dass die Nutzung von Internet und E-Mail zwar generell nur im dienstlichen Interesse erfolgen soll, dass aber gelegentliches privates Surfen und Mails schreiben in den Pausen und außerhalb der Dienstzeit zulässig ist. Sinnvoll ist hier auch die Regelung, dass der Arbeitnehmer die Kosten seiner IT-Nutzungen tragen muss.

2. Sinnvolle Zusatzregelungen

Manche Arbeitgeber richten ihren Mitarbeitern auch zwei Mailadressen ein, die auf dasselbe Postfach geleitet werden. Die persönliche Adresse (z.B. max.mustermann@musterfirma.de ) darf dann auch für private Mails verwendet werden. Die funktionsgebundene Adresse (z.B. Buchhaltung@musterfirma.de ) ist alleine der dienstlichen Kommunikation vorbehalten. Ist der Arbeitnehmer krank oder in Urlaub, werden nur die Mails an die funktionsgebundene Mailadresse auf den Vertreter umgeleitet. Für die persönliche Adresse wird dagegen nur eine automatische Benachrichtigung des Absenders über die Abwesenheit des Empfängers eingerichtet.

Sinnvoll ist auch eine Klarstellung , dass dienstliche Mails auf Anordnung des Vorgesetzten ausgedruckt und vorgelegt werden müssen.

Zur Nutzung des Internets empfehlen sich spezielle Regelungen über die "*erlaubten" Seiten*. Flankiert werden diese Regelungen dann durch die vereinbarte Befugnis des Arbeitgebers, eine personenbezogene Kontrolle der Internetnutzung anzuordnen, wenn der begründete Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung des Internets besteht, etwa durch das Aufrufen von Seiten mit strafbarem Inhalt. Möglich ist in diesem Zusammenhang auch die Regelung, dass der Arbeitgeber durch technische Vorkehrungen alle diejenigen Internetseiten für seine Mitarbeiter sperrt, die nicht zur Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten beitragen.

Der Arbeitgeber kann außerdem festschreiben, dass Mails mit vertraulichen oder personenbezogenen Daten nur verschlüsselt versendet werden dürfen. Er kann auch jedem Mitarbeiter für seine privaten Mails eine Verschlüsselungsmöglichkeit bieten. Diese verhindert dann, dass die privaten Mails von anderen gelesen oder versehentlich wie dienstliche Mails ausgedruckt und archiviert werden. Hier schließt sich dann der Kreis zur Verpflichtung des Arbeitgebers, bei der Erlaubnis der privaten Nutzung insbesondere von Mailadressen das Fernmeldegeheimnis seiner Mitarbeiter zu achten und zu schützen.

(Auszüge des Textes wurden auch veröffentlicht im IT-Rechts-Lexikon 2010)

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