DSGVO für Onlinehändler leicht verständlich – Teil 6: Der Datenschutzbeauftragte

Der 25.05.2018 als Stichtag rückt immer näher. Deshalb sorgt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für wachsende Unruhe unter den Onlinehändlern. Viele davon stellen sich die Frage: Benötige ich einen Datenschutzbeauftragten? Im Rahmen einer Serie von Beiträgen möchte die IT-Recht Kanzlei Onlinehändlern komprimiertes Praxiswissen vermitteln und zugleich aufzeigen, dass die DSGVO auch für kleine Händler eine lösbare Aufgabe ist.

Schreckgespenst „Datenschutzbeauftragter“

Zahlreiche Nachfragen von Händlern bezüglich der Notwendigkeit der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten zeugen von erheblicher Unsicherheit der Verkäufer in diesem Bereich.

Viele Werbeangebote für die Stellung eines Datenschutzbeauftragten suggerieren auf den ersten Blick – insbesondere im Zusammenhang mit der nahenden DSGVO – dass jeder Onlinehändler einen Datenschutzbeauftragten benötigen würde.

Die Rechtslage geht eher vom Gegenteil aus: Für die meisten Onlinehändler besteht – auch nach Geltung der DSGVO ab dem 25.05.2018 – keine Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.

Erstes Unterscheidungskriterium: Sind mehr als 9 Personen mit der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt?

Zunächst muss die Anzahl der Personen bestimmt werden, die bei Ihnen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind.

Bei der Berechnung der Anzahl der Personen bestimmen Sie bitte die Anzahl der Köpfe. Unerheblich bei der Berechnung ist die Art des Beschäftigungsverhältnisses ( z.B. ob Angestellter, freier Mitarbeiter, Minijob, in Ausbildung) und die Arbeitszeit (Vollzeit/ Teilzeit).

Jeder Kopf zählt als eine Person!

Eine automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt bei Onlinehändlern meist ohne weiteres vor.

Personenbezogene Daten sind etwa die vom Kunden angegebenen Daten zur Bestellabwicklung (wie Name, Anschrift, Email, Telefon).

Automatisiert erfolgt die Verarbeitung der Daten bereits dann, wenn die Daten unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

Setzt der Onlinehändler z.B. einen PC mit Mailprogramm oder Textverarbeitung ein, liegt bereits eine automatisierte Datenverarbeitung vor.

Zwischenergebnis

Haben Sie mehr als 9 so tätige Personen beschäftigt, dann muss ein Datenschutzbeauftragter her.

Wenn Sie maximal 9 so tätiger Personen beschäftigen, sind Sie noch nicht raus, sondern: „es kommt darauf an“.

Bei maximal 9 mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigten Personen meist kein Datenschutzbeauftragter erforderlich

Wenn bei Ihnen maximal (also bis einschließlich und nicht mehr als) 9 Personen mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, benötigen Sie im Regelfall keinen Datenschutzbeauftragten, es sei denn:

• bei Ihnen wird eine Datenverarbeitung vorgenommen, die einer sogenannten Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) unterliegt. Die üblichen Verarbeitungstätigkeiten eines Onlinehändlers lösen keine DSFA aus. Bei Online-Händlern könnte eine DSFA bei einer automatisierten Bonitätsprüfung in Frage kommen. Im Regelfall wird ein Online-Händler nur dann eine Bonitätsprüfung veranlassen, wenn er selbst in Vorleistung geht. Eine solche Bonitätsprüfung löst aber keine Datenschutz-Folgeabschätzung aus. Die Versagung eines Vertrages bzw. die Verweigerung in Vorleistung zu gehen wegen fehlender Bonität ist keine Beeinträchtigung des Kunden und ist von diesem hinzunehmen. Ebenfalls nicht erfasst von einer DSFA sind personalisierte Werbung und Tracking.
• bei Ihnen werden personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet. Dies trifft jedoch auf den typischen Onlinehändler nicht zu, da dessen Haupttätigkeit der Warenvertrieb ist. Hiermit ist die Datenverarbeitung von Auskunfteien, Adresshändlern und Instituten zur Markt- und Meinungsforschung gemeint.

Für kleinere Onlinehändler besteht im Regelfall also keine Pflicht zum Datenschutzbeauftragten

Selbstverständlich können auch Händler, die nicht zu Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet sind, freiwillig einen solchen bestellen. Da dies meist einen erheblichen Kosten- und Verwaltungsaufwand mit sich bringt, wird dies für kleine Onlinehändler kaum zur Diskussion stehen.

Und wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen (oder freiwillig bestellen wollen)

Die IT-Recht Kanzlei kann Ihnen in Kooperation mit dem "Institut für IT-Recht" der IITR Datenschutz GmbH schon ab 32,5 € monatlich die Stellung eines Datenschutzbeauftragten anbieten.

Nähere Informationen finden Sie hier.

Fazit

Das Thema Datenschutzbeauftragter ist für den durchschnittlichen Onlinehändler, bei dem nicht mehr als 9 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, unbedeutend.

Auch hierzu gilt wiederum: Der „Angreifer“ muss schon Insiderwissen besitzen, um die Anzahl entsprechend beschäftigter überhaupt Personen zu kennen.

Ein besonderes Augenmerk hinsichtlich der DSGVO sollten Onlinehändler aber in jedem Falle auf ihre „Außendarstellung“ legen, also auf all das, was im Rahmen der Internetpräsentation zum Thema Datenschutz nach außen hin erkennbar ist.

Denn: Das realistischste Bedrohungsszenario für Onlinehändler dürfte auch hinsichtlich der DSGVO die Abmahnung durch Mitbewerber und Wettbewerbsverbände sein. Hier werden in aller Regel Umstände abgemahnt, die nach außen hin gut erkennbar sind (z.B. eine veraltete oder lückenhafte Datenschutzerklärung).

Don’t panic – get started!

Die IT-Recht Kanzlei bereitet ihre Mandanten selbstverständlich mit einer speziell auf die Vorgaben der DSGVO angepassten Datenschutzerklärung sowie zahlreichen Mustern, Leitfäden und Newsbeiträgen lösungsorientiert auf den 25.05.2018 vor, so dass ein sorgenfreier „Umstieg“ für Onlinehändler auf das neue Datenschutzrecht nach der DSGVO gewährleistet ist.

Nutzen Sie bereits eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung? Die IT-Recht Kanzlei stellt ihren Mandanten bereits seit dieser Woche Datenschutzerklärungen zur Verfügung, die vollumfänglich der DSGVO gerecht werden, um den Mandanten einen Umstieg „auf den letzten Drücker“ zu ersparen.

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