Der IT-Systemvertrag, Teil 3: Vertragsanbahnung und vorvertragliche Regelungen

Liegt ein geeignetes Pflichtenheft vor, liegen die weiteren Voraussetzungen für den erfolgreichen Abschluss eines IT-Projektes darin, vor Abschluss eines Systemvertrages einen geeigneten Anbieter zu finden, die vorvertraglichen Beratungs- und Aufklärungspflichten zu beachten und für vorvertraglichen Geheimhaltungs- und Knowhow-Schutz der Parteien zu sorgen...

In Teil 2 unserer Serie zum IT-Systemvertrag haben wir dargestellt, dass eine professionell und umfassende Leistungsbeschreibung essentiell für den Erfolg eines IT-Projektes ist.

Liegt nun ein umfangreiches oder auch ein weniger umfassendes Pflichtenheft vor, besteht die weitere Aufgabe des Auftraggebers darin, einen geeigneten Partner, also Auftragnehmer zu suchen. Dieser sollte fachkundig, zuverlässig und leistungsfähig sein. Die Wahl des geeigneten Auftraggebers ist ebenso entscheidend für den Erfolg eines IT-Projektes, wie die Erstellung einer professionellen Leistungsbeschreibung.

Um den geeigneten Auftragnehmer zu finden, wird sich der Auftraggeber Angebote schicken lassen und die Angebote der Anbieter studieren sowie die Präsentation der Anbieter beobachten. Ist der Auftraggeber ein öffentlicher Auftraggeber, hat er hierbei auch die umfangreichen Regelungen des Vergaberechts zu beachten. Der Anbieter hat in diesem Fall die Vorgaben in den Verdingungsunterlagen zu beachten.

Vor Abschluss eines entsprechenden IT-Systemvertrages begründet bereits das Verhandlungsstadium Rechte und Pflichten der Parteien

Diese sind Beratungs- und Aufklärungspflichten sowie Geheimhaltungspflichten. Über die §§ 311 Abs. 2, 241 Abs. 2 BGB bestehen derartige Schutzpflichten auch ohne ausdrückliche Vereinbarung, bereits im Verhandlungsstadium bzw. im Stadium der Vertragsanbahnung. Hat eine Partei entsprechende Pflichtverletzung zu vertreten, stehen dem Geschädigten Schadensersatzansprüche zu.

1. Beratungs- und Aufklärungspflichten

Der Auftraggeber ist ohne das Fachwissen und das Know-how des Auftragnehmers nicht in der Lage, seine Ziele zu erreichen. Der Auftragnehmer nimmt daher auf Grund seines Fachwissens Vertrauen des Auftraggebers in Anspruch. Er ist daher schon vorvertraglich zur Aufklärung und Beratung verpflichtet. Diese Pflichten können, wie oben in Teil 2 unserer Serie dargestellt, dazu führen, dass der Auftragnehmer unter Umständen gezwungen sein kann, den Auftraggeber dahingehend zu beraten, dass Vorgaben, Ziele und Teile seiner Planung nicht realisierbar sind oder nicht durch ihn, den Auftragnehmer, erfüllt werden können.

Tipp für den Auftraggeber: Der Auftraggeber sollte daher im Systemvertrag das Fachwissen des Auftragnehmers festhalten und die Tatsache, dass er sich auf Grundlage der Beratung durch den Auftragnehmer zur Durchführung des Projektes entschlossen hat.

Tipp für den Auftragnehmer: Der Auftragnehmer sollte das Fachwissen der IT-Abteilung des Auftraggebers darstellen und die Tatsachen, dass die Vorgaben des Auftraggebers nicht auf ihre Realisierbarkeit überprüft worden sind.

2. Geheimhaltungspflichten

Ein IT-Projekt, das den Geschäftsablauf eines Unternehmens erheblich effektiver machen soll, verlangt in aller Regel das Offenlegen des Know-how von Auftraggeber- und Auftragnehmer. Ohne tiefere Einblicke in die Unternehmensorganisation des Auftraggebers wird der IT-Anbieter dem Auftraggeber kein maßgeschneidertes System liefern können. Andererseits findet gerade bei größeren Projekten ein Auswahlverfahren unter verschiedenen Anbietern statt, die dabei ihrerseits ihr Know-how vor Mitbewerbern schützen wollen. Bereits die Aufnahme von Vertragsverhandlungen kann also den Zutritt zur betrieblichen „Intimsphäre" erfordern. Daher können, gerade wenn ein Vertragsschluss nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt zustande kommt, der Schutz von Betriebsgeheimnissen und Kundendaten und andere Geheimhaltungspflichten relevant sein.

Regelung der vorvertraglichen Pflichten durch Geheimhaltungsvereinbarung und Vorvertrag

Erstrecken sich die Verhandlungen der Vertragspartner daher über einen längeren Zeitraum, erscheint es sinnvoll, dass die Parteien auch die vorvertraglichen Pflichten in ihrem Sinne regeln.

Auch wenn also eine explizite Geheimhaltungsvereinbarung für den Schadensersatzanspruch nicht erforderlich ist, sollten die Parteien eine solche schriftlich fixieren und unterschreiben lassen, bevor Auftragnehmer und Auftraggeber mit sensiblen Geschäftsbereichen in Berührung kommen.

Um die Verhandlungspartner vor Vertragsschluss stärker aneinander zu binden und wegen der Flut von Verhandlungspunkten, die ein Projekt mit sich bringt, wird häufig eine Absichtserklärung bezüglich der künftigen Zusammenarbeit, ein sogenannter Letter of Intent (LOI) oder Memorandum of Understanding (MOU) verfasst. Sinn und Zweck ist es, die ausgehandelten Vertragspunkte schriftlich niederzulegen, um sich später auf dieses Verhandlungsergebnis berufen zu können, aber ohne sich bereits vertraglich binden zu müssen. Das BGB kennt den LOI/MOU nicht. Wenn der Letter of Intent detaillierte rechtliche Regelungen enthält, besteht sehr wohl die Möglichkeit, dass ein Richter eine vertragliche oder vertragsähnliche Bindungswirkung annimmt.

Sinnvoll kann es dagegen sein, in einem Vorvertrag zu regeln, welche Rechtsfolgen z. B. ein schuldhaftes Abweichen von Verhandlungsergebnissen, ein verschuldeter Verhandlungsabbruch oder die Verletzung von Schutzpflichten haben soll oder ob die vorvertragliche Tätigkeit des Auftragnehmers zu vergüten ist.

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