Integration des EVB-IT Systemvertrages in die Ausschreibungsunterlagen

Lange haben die Einkäufer der öffentlichen Hand auf den seit Jahren angekündigten EVB-IT Systemvertrag gewartet. Jetzt ist er endlich veröffentlicht und mit leichtem Erschrecken wird sein Volumen von insgesamt 78 Seiten zur Kenntnis genommen. Schon stellt sich die Frage, wie dieses Mammutwerk in die Ausschreibungsunterlagen integrieren werden soll.

1. Wie setzt sich der Vertrag zusammen?

Das Vertragswerk setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

EVB-IT Systemvertrag (35 Seiten) EVB-IT System (26 Seiten) Muster 1- Vergütungszusammenfassung (12 Seiten) Muster 2 - -Störungsmeldeformular- (2 Seiten) Muster 3 – Leistungsnachweis- (1 Seite) Muster 4 –Änderungsformular - (2 Seiten) Summe: 78 Seiten

Der Systemvertrag spannt sich dabei wie eine Klammer um alle vertragswesentlichen Dokumente. Zu diesen gehören auch alle Anlagen des Vertrages, wie z.B. Leistungsbeschreibung, Bieterantworten und Preisblätter.

2. Welche Geltungshierarchie haben die Dokumente?

Die Dokumente haben folgende Geltungshierarchie:

• Vorrangig gilt der EVB-IT Systemvertragstext einschließlich seiner Nummer 1.2.1 und der dort aufgeführten Anlagen (Dokumente des Auftraggebers zur Leistungsbeschreibung). Innerhalb der Nummer 1.2.1 gilt wiederum folgende Reihenfolge:
• Dokumente des Auftraggebers, die er mit den Ausschreibungsunterlagen dem Auftragnehmer zur Verfügung stellt, insbesondere Leistungsbeschreibung, Fragekatalog etc.
• Dokumente des Auftragnehmers, die im Rahmen des Angebots beigefügt sind.
• weitere Anlagen vom Auftraggeber oder vom Auftragnehmer, die dann erforderlich werden, wenn der im Vertragsformular vorgesehene Platz für die zu vereinbarenden Regelungen nicht ausreicht.
• Dann die Nummer 1.2.2.( Dokumente des Auftragnehmers zur Leistungsbeschreibung).
• Dann die Nummer 1.2.3 (Sonstige Anlagen).
• Dann die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Erstellung eines IT-Systems (EVB-IT System) in der bei Versendung der Ausschreibungsunterlagen geltenden Fassung einschließlich der Muster 1 bis 4.
• Dann die Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - Teil B (VOL/B) in der bei Versendung der Ausschreibungsunterlagen geltenden Fassung.

(Innerhalb der Dokumente gilt stets die speziellere Regelung vor der allgemeinen.)

Die EVB-IT System und die Muster und die VOL/B stehen unter http://www.kbst.bund.de zur Einsichtnahme bereit. Sie müssen nicht als Anlage zu den Verdingungsunterlagen mitgeschickt werden. Für ihre wirksame Einbeziehung reicht der Hinweis auf den Vertragsformularen, dass sie beim Auftraggeber zur Einsichtnahme bereitliegen. Weitere Geschäftsbedingungen sind ausgeschlossen, soweit nichts anderes vereinbart ist.

3. Integration der Vertragsbedingungen als gesonderter Vertragsteil in die Ausschreibungsunterlagen

Wir empfehlen, dass die Ausschreibungsunterlagen eine klare Trennung aufweisen sollten zwischen dem Anschreiben mit Informationen für die Bieter und den Verdingungsunterlagen.

Diese Forderung wird selbst in großen Behörden mit einer eingespielten und geschulten Beschaffungsstelle oft nicht erfüllt. Nicht selten enthält die Leistungsbeschreibung Informationen zur Ausschreibung und das Anschreiben rechtliche und technische Festlegungen. Selbst die UFAB IV in Kapitel 4.4.4 stellen dar, dass das Anschreiben, also die Aufforderung zur Angebotsabgabe alle relevanten Sachverhalte enthalten sollen. Hierzu sollen neben den Vorschriften zur Form der Angebotsabgabe und zur Angebotsbindefrist auch Angaben zur Leistung selbst, also Menge, Lieferzeitpunkt etc. gehören.

Diese Praxis ist jedoch aus juristischer Sicht abzulehnen. Sie führt dazu, dass keine klare Trennung zwischen vertraglichen Bestandteilen und bloßen Informationen für den Bieter vorliegt. Es ist in diesen Fällen in einem späteren Vertragsmanagement sehr schwer auszumachen, welche Bestandteile der Ausschreibungsunterlagen tatsächlich Vertragsbestandteil geworden und mit in die Überprüfung des Vertrages einbezogen werden müssen. Auch eine juristische Überprüfung der Rechte der Vertragsparteien im Falle von vertraglichen Leistungsstörungen wird durch diese fehlende Abgrenzung zwischen Informations- und Bedingungsteil sehr erschwert. Im ungünstigsten Fall, kann sich ein Bieter auch unterhalb der Schwellenwerte, bei denen das Ausschreibverfahren grundsätzlich rechtlich nicht überprüfbar ist, auf Teile der Angebotsabgabe mit Selbstbindung der Behörde berufen, da diese unwillentlich Vertragsbestandteil geworden sind.

4. Aufbau der Ausschreibungsunterlagen bei der Beschaffung eines IT-Systemes

Die Ausschreibungsunterlagen sollten sich daher schon von der Struktur her in einen Informations- und einen Bedingungs- oder Vertragsteil aufteilen. Der Informationsteil sollte möglichst schlank gehalten werden und nur die Informationen enthalten, die der Bieter benötigt, um ein verwertbares Angebot abzugeben. Oft haben sich aber in den Behörden über Jahrzehnte Textbausteine in die Ausschreibungsbestimmungen eingeschlichen, deren Sinn und Existenzberechtigung nicht mehr auszumachen sind. Sie sind darüber hinaus oft nicht mehr zutreffend oder auch widersprüchlich. Eine radikale „Entschlackungskur” ist hier dringend anzuraten. Kein Bieter hat die Kraft, sich durch 50 Seiten Textbausteine hindurch zu arbeiten. Er erkennt daher oft die für ihn wesentlichen Informationen und Bewerbungsbedingungen nicht. Deren Nichtbeachtung führt aber zwangsweise zu seinem Ausschluss.

Dieses Ergebnis ist für den Beschaffer und die Behörde sehr unerfreulich, da die Beteiligung an einem Vergabeverfahren für beide Parteien mit großem Aufwand verbunden ist. Die Behörde hat oft über Wochen gearbeitet, um die Ausschreibungsunterlagen so zu gestalten, dass sie einerseits zu verwertbaren Angebote führen und anderseits der Zuschlag rechtssicher erfolgen kann Aber auch für den Bieter ist die Abgabe eines möglichst erfolgreichen Angebots im Vergabeverfahren sehr zeitaufwändig und kostenintensiv. Es ist daher sinnvoll, die Anforderung zur Abgabe eines Angebots mit allen Informationen für den Bieter zu versehen, die für diesen zweckdienlich sein könnten, um ein verwertbares Angebot abzugeben. Dies gilt insbesondere für den richtigen Umgang mit den EVB-IT und BVB-Vertragsformularen.

Der Bieter sollte darüber informiert werden, dass

• allein die EVB-IT bzw. BVB-Vertragsformulare den rechtlichen Rahmen der Verdingungsunterlagen darstellen,
• alle vertragsrelevanten Unterlagen in diesem Vertragsformular als Vertragsbestandteil mit Geltungshierarchie aufgeführt werden müssen,
• das EVB-IT Systemvertragsformular
• entweder vorausgefüllt ist und vom Bieter an den dort vorgesehen Stellen vervollständigt werden muss. In diesem Fall ist eine Markierung der auszufüllenden Stellen durch die Behörde daher sinnvoll. Da oft Nebenangebote nicht zugelassen sind, sind viele Bieter unsicher, welche Formularstellen ausgefüllt werden dürfen. Sie befürchten, wegen unzulässiger Veränderung der Verdingungsunterlagen ausgeschlossen zu werden.
• oder dass das vorausgefüllte Formular von der Behörde nach der Ausschreibung entsprechend der Angaben des Bieters vervollständigt wird.
• das EVB-IT Systemvertragsformular in digitaler und ausgedruckter Form versandt wird und in beiden Formen zu vervollständigen sind, dass aber alleine die ausgedruckte Form maßgeblich ist,
• das EVB-IT Systemvertragsformular nicht verändert werden darf,
• alle technischen Leistungsbeschreibungen ausschließlich als Anlage zum Vertrag bezeichnet und aufgeführt sind,
• alle Anlagen und das Vertragsformular zu unterzeichnen sind,
• das Angebot ausschließlich durch Unterschrift unter den vollständig aufgefüllten EVB-IT Systemvertrages erfolgt,
• mit welcher Richtwertmethode gem. UFAB IVdie Bewertung der Angebote erfolgt,
• ggf, die Bewertungskriterien (Eignungskriterien, Ausschlusskriterien, Mindestpunkte, Gewichtungspunkte,
• dass die Bieterfragen nicht wiederholt werden dürfen, Antworten, also nur unter Bezugnahme der Nummer der einzelnen Fragen zu erfolgen haben. (Dies erspart dem Beschaffer die Kontrolle, ob die Fragen korrekt wiederholt werden. Was bedauerlicher Weise nicht immer erfolgt und aber auch nicht immer bemerkt wird),
• keine anderen als im Vertragsformular aufgeführten Allgemeinen Vertrags- oder Geschäftsbedingungen einbezogen werden dürfen.

Die Vertragstexte (insgesamt also mindest 47 Seiten) werden dann in einem gesonderten Teil beigelegt. Das sind also:

• die 35 Seiten Vertragsdokument (EVB-IT Systemvertrag),
• (wenn es Anwendung findet) die 12 Seiten des ebenfalls vorausgefüllten Musters 1- Vergütungszusammenfassung,
• und die bereits vorhanden Anlage z.B. das Leistungsverzeichnis und die Bieterfragen (ohne Bewertungsteil!).

Da sich der Informationsteil der Ausschreibungsunterlagen an alle Bieter richtet, von denen nur einer voraussichtlicher Weise Vertragspartner und damit Auftragnehmer wird, ist es rechtlich bedenklich, die Bieter in diesem Teil bereits als Auftragnehmer zu bezeichnen. Sie sollten daher im Informationsteil ausschließlich als Bieter adressiert werden. Der Vertragsteil der Ausschreibungsunterlagen wird aber nur mit dem Auftragnehmer abgeschlossen in diesem Teil der Ausschreibungsunterlagen wird daher der Vertragspartner als Auftragnehmer bezeichnet.

Ausschreibungsunterlagen im IT-Bereich sollten daher wie folgt strukturiert werden:

I Allgemeines 1. Informationen für den Bieter 1.1 Einführung, (Informationen über den Gegenstand der Beschaffung, Meilensteine des Projekts, Losbildung etc.) 1.2 Ausschreibungsbestimmungen (Informationen über den Ablauf der Ausschreibung, z.B. Fristen und Einsatz der EVB-IT bzw. BVB (siehe oben)
2. Bewertungskriterium mit Gewichtung, Mindestpunkten und Angabe der Richtwertmethode 2.1 Leistungskriterien 2.2 Ausschlusskriterien 2.3 Bewertungskriterien II. Vertragsteil 1.Vorausgefüllter EVB-IT Systemvertrag mit seinen Anlagen.

Fazit

Soll die Beschaffung eines IT-Systems auf der Grundlage des EVB-IT Systemvertrages erfolgen, ist das Vertragsformular als Teil der Verdingungsunterlagen in einem gesonderten „Vertragsteil”, den Ausschreibungsunterlagen, beizufügen. Das Vertragsformular macht wiederum die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die EVB-IT System, zum Vertragsbestandteil. Diese müssen selbst jedoch nicht beigelegt werden. Das Vertragsformular verweist auf die Homepage der KBSt (www.kbst.bund.de), von der die Vertragsbedingungen herunter geladen werden können. Als Teil der Verdingungsunterlagen erhält der Bieter entweder das Vertragsformular in nicht veränderbarer Form, das der Auftraggeber in den Feldern vorausgefüllt hat, in denen er den Leistungsinhalt zwingend vorgibt - die Nichteinhaltung solcher zwingenden Vorgaben durch den Bieter führt aber dann folgerichtig zum Ausschluss seines Angebotes. Das Vertragsformular wird dann nach Zuschlagserteilung vom Auftraggeber entsprechend den Vorgaben in der Leistungsbeschreibung, dem Angebot und den Antworten des Auftragnehmers auf einen etwaigen Fragekatalog des Auftraggebers vervollständigt und von beiden Parteien unterschrieben.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, den Bieter aufzufordern, das Vertragsformular selbst zu vervollständigen. Eine solche Aufforderung kann z.B. in den allgemeinen Ausschreibungsbestimmungen der Leistungsbeschreibung erfolgen. In diesem Fall sind die vom Auftragnehmer durch Ausfüllen des Vertrages beschriebenen Leistungsteile und die im Vertragsformular gemachten Angaben Teile seines Angebotes.

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