Achtung: Neue gesetzliche Anforderungen bei Geschäftsbriefen per E-Mail und Telefax

Nicht jeder hat mitbekommen, dass am 01.01.2007 das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten ist. Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.

I. E-Mail Pflichtangaben

So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer, die "Offenen Handelsgesellschaften", "Kommanditgesellschaften" (§§ 37a HGB, 125a HGB) sowie die "GmbHs" (§ 35a GmbHG,) und die "AGs" (§ 80 AktG) auf allen Briefen, Faxen wie auch E-Mails mit „geschäftlichem Bezug” folgende Informationen zwingend aufführen:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. „KG”),
• Ort der Handelsniederlassung,
• das Registergericht
• und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Hinweis: Der Angaben bedarf es übrigens nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

II. Kleingewerbetreibende

Auch für Kleingewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, wird sich etwas ändern. Diese haben nämlich ab dem 22. Mai 2007 auf ihren Geschäftsbriefen zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen noch eine ladungsfähige Anschrift anzugeben.

III. Muster

Im Folgenden stellt die IT-Recht Kanzlei nun Muster zur Verfügung, die für die gängigsten "Rechtsformen im Wirtschaftsverkehr" entwickelt worden sind:

E-Mail Pflichtangaben für Einzelunternehmer (nicht im Handelsregister eingetragen)

Erforderlich: Hier reicht für die Geschäftsmail der Vor- und Nachnahme des Unternehmers aus.

Muster:
"Max Mustermann"

E-Mail Pflichtangaben für den Kaufmann (im Handelsregister eingetragen)

Erforderlich: Hier sind für die Geschäftsmail der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr."), der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer erforderlich.

Muster:
"Motor Mustermann, e.Kfr." (der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden) Mustermannstr. 1 80339 MünchenRegistergricht: Amtsgericht München, HRA 11111"

E-Mail Pflichtangaben bei der "Gesellschaft bürgerlichen Rechts" (GbR)

Erforderlich: Name der Gesellschaft und eines jeden Gesellschafters (Vor- und Zuname)

Muster:
"Max&Steffi GbR Max Mustermann, Steffi Mustermann"

E-Mail Pflichtangaben bei "Offene Handelsgesellschaft" (OHG)

Erforderlich:
Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
Rechtsformzusatz ("OHG)
Ort der Handelsniederlassung
das Registergericht,
Handelsregisternummer

Muster:
"Motor Mustermann oHG Mustermannstr. 1 80339 München Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

E-Mail Pflichtangaben bei "Kommanditgesellschaft" (KG)

Erforderlich:
Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
Rechtsformzusatz ("KG")
Ort der Handelsniederlassung
das Registergericht,
Handelsregisternummer

Muster:
"Motor Mustermann KG Mustermannstr. 1 80339 München Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

E-Mail Pflichtangaben bei "Gesellschaften mit beschränkter Haftung" (GmbH)

Erforderlich:

Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer,
Rechtsformzusatz („GmbH”),
Ort der Handelsniederlassung,
das Registergericht,
und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Muster:
"Mustermann GmbH Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (event. Zweigstelle?) Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111Die Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann"

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