E-Mail Archivierung als Teil eines professionellen Risikomanagements (1. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zu den Themen E-Mailarchivierung und IT-Richtlinie)

Der 1. Teil der neuen Serie der IT-Recht Kanzlei zum Thema E-Mail Archivierung beschäftigt sich mit der E-Mail an sich, ihrer Bedeutung für die heutige Geschäftswelt und ihren Vor- und Nachteilen.

Heutzutage sind in der Geschäftswelt nahezu alle denkbaren Prozesse von der Kommunikationsform E-Mail abhängig. So machen manchen Schätzungen zufolge E-Mails bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen 60 -70 % (!) der Kommunikation aus. Man denke dabei nur schon an

• den Logistikbereich
• dem Marketing,
• der Produktion,
• der Kommunikation mit Lieferanten und Abnehmern,
• der Auftragserteilung,
• der Rechnungsstellung und etwa
• dem firmeninternen Kommunikationsaustausch (etwa via Intranet) etc.etc..

Vor dem Hintergrund erstaunt auch der Siegeszug der Kommunikationsform E-Mail nicht, ist sie doch

• kinderleicht beherrschbar,
• absolut flexibel,
• fast konkurrenzlos blitzschnell und weltweit einsetzbar,
• und (im Vergleich zu Fax oder Telefon) ein überaus preiswertes, ja fast kostenloses Kommunikationsmittel.

Nur, die enge Verzahnung von unternehmerischem Handeln und dem Einsatz von Informationstechnik hat auch ihre Kehrseite:

1. Zeitaufwand

So verursacht das Phänomen „Spam” im System der weltweiten E-Mail-Kommunikation einen erheblichen Schaden, da der Zeitaufwand enorm ist, den jeder Bearbeiter aufbringen muss, um Spam-Mail von geschäftsrelevanten Mails zu unterscheiden.

2. Sicherheitsrisiko

Die E-Mail hat sich gerade in den letzten Jahren als großes Viren-Einschleusetor erwiesen. Spätestens seit dem E-Mail Virus „Worm” ist dies auch einer breiteren Öffentlichkeit bekannt.

3. Ordnungs- bzw. Speicherprobleme

Durch die gewaltige Zunahme des E-Mail-Aufkommens kommt es für die IT-Verantwortlichen einer Firma zu ganz praktischen Problemen:

• Wie behält man den Überblick?
• Wie begegnet man überquellenden Mailordnern?
• Welche E-Mails dürfen gelöscht werden und welche nicht?
• Auf welche Art und Weise sollte man E-Mails speichern?
• Wie lange hat man E-Mails zu speichern?

Eine einfache Modellrechnung, abgebildet auf den tecchchannel-Seiten, zeigt, mit welchen gigantischen Datenmengen es schon ein mittelgroßes 500-Mann-Unternehmen zu tun bekommen kann. So sei es nicht einmal abwegig, dass hierbei in einem Jahr rund 107 TByte an Daten zusammen kommen können.

4. Ausfall der E-Mail Kommunikation

So gut wie in allen Fällen haben ernst zu nehmende Ausfälle oder Störungen der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur direkte Auswirkungen auf den jeweiligen unternehmerischen Erfolg. Ließ sich beispielsweise in den 80er-Jahren ein Komplettausfall der IT-Umgebung noch halbwegs verkraften, so kann derselbe Ausfall heutzutage schnell existenzbedrohende Züge annehmen. So sei an dieser Stelle etwa eine Studie des Marktforschungsinstituts „Meta Group” zitiert welche zu dem Ergebnis kam, dass ein zehntägiger Ausfall von IT-Schlüsselsystemen mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 Prozent zum Einstellen des Betriebs in den kommenden fünf Jahren führt.

5. Immer komplexer werdende rechtliche Anforderungen

Gerade angesichts der Relevanz der E-Mail in der Geschäftskorrespondenz ist es kein Wunder, dass gesetzliche wie auch behördlichen Regelungsrahmen hinsichtlich des Umgangs mit E-Mails (und damit einhergehend die organisatorischen und technischen Herausforderungen) immer weitere Ausmaße annehmen:

a. So ist etwa am 01.01.2007 das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten. Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten. Die IT-Recht Kanzlei bietet unter www.it-recht-kanzlei.de einen kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten an, der die geforderten Angaben je nach Rechtsform online generiert - versehen mit nützlichen Hinweisen.

b. Nicht zuletzt hat es der Gesetzgeber sich auch zum Ziel gesetzt, mittels einer ganzen Reihe von gesetzlichen Bestimmungen einen rechtlich verbindlichen Verhaltenskodex (s. dazu Teile 2 und 3 der Serie) zu schaffen, um den Unternehmer zu einem gewissenhaften Risikomanagement, also dem planvollen Umgang mit unternehmerischen Risiken zu „erziehen”.

Das Thema „E-Mail Archivierung” stellt nun im Zusammenhang mit dem IT-Risikomanagement ein Teilaspekt dar, der aber gerade in den letzten Jahren hohe Wellengeschlagen hat. So verlangt das Gesetz bereits seit ein paar Jahren von Kaufleuten, dass E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschäften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren sind.

Lesen Sie im 2.Teil dieser Serie, welche rechtlichen Anforderungen von welchen Gesetzen an Unternehmen und ihre Geschäftsführer / Vorstände gestellt werden.

Tipp: Sie haben Fragen zu dem Beitrag? Diskutieren Sie hierzu gerne mit uns in der Unternehmergruppe der IT-Recht Kanzlei auf Facebook.