E-Mailarchivierung – wieso E-Mails archiviert werden sollten

E-Mails sind mittlerweile aus der Unternehmenskommunikation und dem Geschäftsverkehr nicht mehr wegzudenken. Ob Rechnungsstellung, Auftragserteilung oder firmeninterner Informationsaustausch, alles kann per Mail erledigt werden. Schätzungen zufolge machen E-Mails bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen 60-70% der Kommunikation aus.
Dabei werden meist nur die Vorzüge des elektronischen Briefverkehrs gesehen. Dass die E-Mail mittlerweile ein in hohem Maße rechtlich relevantes und verbindliches Dokument darstellt und deshalb sorgfältig archiviert werden muss, wissen nur wenige. Im Folgenden soll diese weithin unbekannte E-Mailarchivierungspflicht näher beleuchtet werden.

1. Die E-Mail als rechtlich relevantes Dokument

Die E-Mail wird häufig in ihrer rechtlichen Bedeutung vollkommen unterschätzt bzw. als relativ unverbindlich eingeschätzt. Dies völlig zu Unrecht, da die in einer E-Mail enthaltene Erklärung bzw. Information absolut rechtsrelevant ist. Ihr kommt im Geschäftsverkehr im Prinzip dieselbe rechtliche Bedeutung zu, wie ihrem Pendant in Papierform. Daher gelten für die Archivierung elektronischer Post mittlerweile zahlreiche der gesetzlichen Vorgaben, die ursprünglich für herkömmliche Post konzipiert waren.

2. Rechtliche Vorschriften

Zum Leidwesen des Laien sind die Vorschriften zur Archivierung nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich über diverse Gesetze verteilen.
Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen in Bezug auf die (E-Mail-)Archivierung.

In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe” zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.

Dasselbe gilt für die eingehende elektronische Post. Gemäß § 257 I Nr. 2 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, empfangene Handelsbriefe geordnet aufzubewahren.
Die E-Mail-Archivierungspflicht gilt dabei für jeden Kaufmann (vgl. §§ 1,2,3 HGB), für Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften sowie juristische Personen i. S. d. § 33 HGB. Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht für Nichtkaufleute, wie z.B. Kleingewerbetreibende und Freiberufler.

Gemäß § 147 AO sind neben den Handels- und Geschäftsbriefen auch all diejenigen abgesendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind.

3. Sanktionen

Eine Verletzung der oben genannten Buchführungspflichten kann empfindliche Konsequenzen haben. So kann eine vorsätzliche oder leicht fahrlässige Verletzung der Buchführungspflicht eine Ordnungswidrigkeit im Sinne einer Steuergefährdung gemäß § 379 AO darstellen. Im schlimmsten Fall kann die Verletzung der E-Mail Archivierungspflicht auch strafbar sein, etwa wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails das Unternehmen vorsätzlich die Übersicht über dessen Vermögensstand erschwert mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. §§ 283 ff. StGB) .
Darüber hinaus kommen steuerrechtliche Konsequenzen oder zivilrechtliche Sanktionen in Form von Schadensersatzansprüchen in Betracht, sowie eine persönliche Haftung des Vorstands, wenn er Entwicklungen, die zukünftig ein Risiko für das Unternehmen darstellen könnten (dazu gehört eben auch die unterlassene Speicherung geschäfts- oder steuerrechtlich relevanter Mails), nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen vorbeugt (§ 91 Abs. 2 und § 93 Abs. 2 AktG).

4. Fazit

Die sorgfältige Archivierung von E-Mails ist also für jeden Unternehmer nicht bloß eine freiwillige Zusatzmaßnahme sondern vielmehr ein gesetzliches Muss. Verstöße haben ernsthafte Konsequenzen zur Folge und können ein Unternehmen im schlimmsten Fall in die Insolvenz zwingen. Daher ist es mehr als empfehlenswert, klare Regelungen für die Nutzung und Archivierung von E-Mails im Unternehmen zu schaffen.

(Auszüge des Textes wurden auch veröffentlicht im IT-Rechts-Lexikon 2010)

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