Datenschutz-Frage des Tages: Müssen bei Kontaktformularen die Einwilligungen der Anfragenden eingeholt werden?

Bei Kontaktformularen auf Websites werden nicht selten DSGVO-Einwilligungen der Anfragenden in die Verarbeitung ihrer Daten eingeholt. Bei manchen Kontaktformularen fehlt dies wiederum. Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen bestehen nun wirklich bei Kontaktformularen? Mit diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkel.

I. Kontaktformulare auf Websites und der Datenschutz

In unserer Beratungspraxis sehen wir immer wieder, dass viele Betreiber von Websites sowohl mit als auch ohne Shop-Funktion nicht sicher sind, wie sie Kontaktformulare in datenschutzkonformer Weise in ihre Websites einbinden können.

Unsicherheit besteht dabei vor allem dahingehend, ob bei einem Kontaktformular die Einwilligung des Anfragenden eingeholt werden muss, um die Anfrage im Einklang mit dem Datenschutzrecht verarbeiten, also insbesondere beantworten zu dürfen. Um keinen Fehler zu begehen, setzen viele Betreiber auf den vermeintlich besten und sichersten Weg, indem sie eine ausdrückliche Einwilligung der Anfragenden einholen. Dies geschieht häufig dadurch, dass sie eine Check-Box implementieren, die die Anfragenden vor dem Absenden der Anfrage anklicken müssen, wodurch diese ausdrücklich bestätigen, dass mit der Bearbeitung ihres Anliegens und dessen Beantwortung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse ausdrücklich einverstanden sind.

Tatsächlich aber ist die Einholung einer solchen ausdrücklichen Einwilligung nicht nur überflüssig, sondern teilweise sogar schädlich. Das Datenschutzrecht erlaubt zudem einen anderen datenschutzrechtlichen Umgang mit Kontaktformularen.

II. Datenschutzrechtliche Vorgaben für Kontaktformulare

1. Datenschutzerklärung und Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung

Das Datenschutzrecht, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) macht keine konkreten Vorgaben spezifisch für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Anfragen, die bei einem Website-Betreiber etwa über Kontaktformulare eingehen. Überhaupt enthält das europäische Datenschutzrecht in der Regel keine spezifischen Vorgaben für einzelne Datenverarbeitungsvorgänge, sondern regelt vielmehr bloß allgemeine Rahmenbedingungen, die jeweils für den konkreten Fall ausgelegt werden müssen.

Wie bei anderen Datenverarbeitungen müssen auch bei der Verarbeitung von Kontaktdaten und sonstigen Daten im Zusammenhang mit Kontaktanfragen, die über ein Kontaktformular auf einer Website eingehen, bestimmte allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Hierzu zählen zum einen

• das Transparenzerfordernis, d.h. hierzu muss in der Datenschutzerklärung ein Hinweis erfolgen, als auch das
• Vorliegen einer hinreichenden datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten sind in Art. 6 Abs. 1 DSGVO geregelt. Bei der Verarbeitung von Kontaktdaten und sonstigen Informationen im Zusammenhang mit Kontaktanfragen kommen vor allem drei Rechtsgrundlagen in Betracht:

• die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Durchführung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. b DSGVO)
• die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. f DSGVO) sowie die
• die datenschutzrechtliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. a mit Art. 7 DSGVO).

2. Einwilligung in die Datenverarbeitung

Die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. a DSGVO ist dabei zwar eine mögliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Kontaktanfragen, allerdings keine notwendige und letztlich auch keine sinnvolle.

Zum einen muss die Einholung einer datenschutzrechtlichen Einwilligung bestimmten rechtlichen Anforderungen genügen, die etwas komplizierter zu erfüllen sind als die Anforderungen für andere Rechtsgrundlagen. Hierzu zählen insbesondere die genaue Angabe des Zwecks der Datenverarbeitung und die Belehrung über die Möglichkeit des Widerrufs der Einwilligung.

Zum anderen kann eine Einwilligung vom Einwilligenden jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall müsste der datenschutzrechtlich Verantwortliche - in der Regel der Betreiber der Website - stets prüfen, ob und ggf. unter welchen Voraussetzungen er eine Anfrage noch speichern oder in sonstiger Weise verarbeiten darf, wenn die Einwilligung tatsächlich widerrufen wird.

Dieses Problem besteht bei anderen Rechtsgrundlagen hingegen nicht.

3. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags

Besteht zwischen dem Anfragenden und dem Betreiber der Website, bei dem die Kontaktanfrage eingeht, bereits ein Vertragsverhältnis, so kann die Anfrage auf der Rechtsgrundlage der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für die Durchführung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. b DSGVO verarbeitet werden.

Allerdings besteht häufig gerade noch kein Vertragsverhältnis mit dem Anfragenden, insbesondere bei Anfragen von Interessenten, die sich für die Leistungen des Betreibers der Website interessieren, oder dies ist zum Zeitpunkt der Anfrage nicht ganz klar. Somit kommt diese Rechtsgrundlage für die meisten Fälle nicht in Frage.

4. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für berechtigte Interessen des Anfragenden

In aller Regel empfiehlt es sich aber, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, insbesondere Kontaktdaten und sonstigen Informationen im Zusammenhang mit einer Kontaktanfrage, auf der Rechtsgrundlage der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung für berechtigte Interessen des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 (1) Buchst. f DSGVO - hier also des Betreibers der Website - zu verarbeiten.

Das berechtigte Interesse des Website-Betreibers besteht typischerweise darin, Anfragen, die der Anfragende über das Kontaktformular gestellt hat, im Sinne des Anfragenden zu beantworten, um dessen Anliegen zu klären.

Vorteil dieser Rechtsgrundlage ist, dass sie gegenüber allen denkbaren Personenkreisen eingesetzt werden kann. Insbesondere ist nicht erforderlich, dass bereits ein Vertragsverhältnis zwischen dem Anfragenden und dem Verantwortlichen besteht. Diese Rechtsgrundlage kann somit sowohl bei Kunden als auch bei (Noch-)Nicht-Kunden verwendet werden.

III. Praxis-Tipp: Datenschutzkonforme Einbindung von Kontaktformularen

Bei der Einbindung von Kontaktformularen auf einer Website mit oder ohne Shop- bzw. Verkaufsfunktion müssen die Betreiber der Website aus datenschutzrechtlicher Sicht insbesondere zwei Dinge beachten:

1. Hinweis und Verlinkung auf die Datenschutzerklärung: In unmittelbarer Nähe zum Kontaktformular sollte auf die Datenschutzerklärung der Website hingewiesen werden. Am besten sollte dabei der Begrifft "Datenschutzerklärung" als sprechender Link auf die Datenschutzerklärung der Website verlinkt sein, so dass die Nutzer durch Klicken auf den Link direkt zur Datenschutzerklärung gelangen und die Datenschutzhinweise lesen können. Nicht erforderlich ist hingegen, dass die Nutzer etwa durch Anklicken einer Check-Box und das Absenden der Anfrage ausdrücklich bestätigen, dass sie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben.

2. Hinweis in der Datenschutzerklärung: Die Datenschutzerklärung muss einen Abschnitt enthalten, in dem in datenschutzkonformer Weise über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Kontaktanfragen über das Kontaktformular informiert wird. Dabei muss insbesondere darauf hingewiesen werden, auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und zu welchem Zweck.

IV. Das Wichtigste in Kürze

• Es ist eine Urban Legend des Datenschutzrechts, dass im Zusammenhang mit Kontaktformularen die Einwilligung der Anfragenen eingeholt werden müsste, um Kontaktformulare datenschutzkonform einzubinden.
• Zwar ist die Einholung einer Einwilligung kein Datenschutzverstoß. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist sie aber nicht nur unnötig, sondern auch mit gewissen Nachteilen verbunden.
• Vielmehr ist daher zu empfehlen, beim Kontaktformular auf die Datenschutzerklärung der Website hinzuweisen und dabei direkt auf diese zu verlinken, so dass die Anfragenden die Informationen zum Datenschutz abrufen können.

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