IT-Projekte: Checkliste für die Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers

Gerät ein IT-Projekt erst einmal in Schieflage, sind Streitigkeiten und Schuldzuweisungen vorprogrammiert. Beliebtes Argument von Auftragnehmern: Der Auftraggeber sei den erforderlichen Mitwirkungsleistungen nicht, nicht rechtzeitig oder nicht in der nötigen Qualität nachgekommen. Die Verantwortung für die Schwierigkeiten liege daher allein beim Auftraggeber ...

Um solchen Situationen bestmöglich vorzubeugen, können die Vertragspartner bereits im Vorfeld des Projektbeginns die Weichen richtig stellen. Empfehlenswert ist es, folgende Punkte bereits im Rahmen der Vertragsanbahnung offen zu besprechen und im Vertrag, aber auch bei der Projektdurchführung, zu berücksichtigen:

- Mitwirkungsleistungen benennen

Die erforderlichen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sind so genau wie möglich im Vertrag zu benennen.

Hinweis: Überwiegend sind IT-Projekte als so genannte Werkverträge ausgestaltet. Es stellt sich dann die Frage, ob die Mitwirkungsleistungen lediglich so genannte Obliegenheiten oder echte Mitwirkungspflichten sind (vgl. Artikel „Mitwirkung des Auftraggebers im IT-Projekt – Schwierigkeiten und rechtliche Konsequenzen“). Es ist aus Auftragnehmersicht empfehlenswert, für den Projekterfolg unabdingbare Mitwirkungsleistungen nicht nur zu benennen, sondern ausdrücklich als Pflichten des Auftraggebers zu qualifizieren.

Handelt es sich nicht um einen Werkvertrag, sondern um einen Dienstvertrag oder eine Kooperation, gelten die hier genannten Punkte größtenteils entsprechend. Denn auch bei anderen Vertragstypen gilt: Je klarer sich die Vertragspartner im Vorfeld über ihre jeweiligen Pflichten einig sind, desto eher ist der Projekterfolg garantiert.

Neben der Präzisierung der Mitwirkungsleistungen kann – wenngleich in der Praxis eher unüblich - vertraglich geregelt werden, was für den Fall gilt, wenn der Auftraggeber seine Leistungen nicht, nicht rechtzeitig oder fehlerhaft erbringt (z.B. Vertragsstrafe, Schadensersatz, Bonus-Malus-Regelung).

- Aktivitäts- und Fristenplan

Stehen die jeweiligen Leistungen im Vorfeld des Vertragsschlusses bereits fest, kann ein Aktivitäts- und Fristenplan als Anlage zum Vertrag beigefügt werden. Darin ist festgehalten, wer wann welche Leistungen zu erbringen hat.

Ist das bei Vertragsschluss noch nicht möglich, z.B. bei agiler Software-Entwicklung, sollte bei der Projektdurchführung ein abgestimmter, gemeinsamer Aktivitäts- und Fristenplan erstellt und für die jeweiligen Projektphasen geführt werden.

- Kontrolle im Projekt

Kommt der Aufraggeber seinen Mitwirkungsleistungen nicht nach, sollte der Auftragnehmer ihn unter Fristsetzung zur Leistung auffordern und auf die Folgen verspäteter Mitwirkung hinweisen. Es bietet sich an, im Vertrag festzulegen, in welchen Fällen und in welcher Form solche Aufforderungen erfolgen müssen. Auch wenn eine solche detaillierte vertragliche Regelung nicht getroffen wurde, sollte der Auftragnehmer im Zweifel zur Leistung auffordern, um seinen Hinweispflichten zu genügen.

Daneben hat der Auftragnehmer die Qualität der Leistungen des Auftraggebers zu kontrollieren. Ergibt die Prüfung deren Fehlerhaftigkeit, hat der Auftragnehmer darauf hinzuweisen.

- Finanzielle Auswirkungen

Der Auftraggeber sollte im Vorfeld des Vertragsschlusses prüfen, ob er in der Lage ist, die Mitwirkungsleistungen zu erbringen, etwa in fachlicher und zeitlicher Hinsicht. Gegebenenfalls wird er zusätzliche Mitarbeiter einstellen oder auf externe Ressourcen zurückgreifen müssen. Er sollte nicht vergessen, die Kosten der von ihm zu erbringenden Leistungen zu berücksichtigen.

Der Auftragnehmer sollte darauf achten vertraglich zu regeln, wie er finanziell zu stellen ist, falls er umfassende Prüfungen der Mitwirkungsleistungen durchführen muss und wenn er Mehraufwände hat, weil die Mitwirkung nicht, nicht rechtzeitig oder unzureichend erfolgt. In der Regel wird er dafür eine zusätzliche Vergütung fordern.

Fazit

Klären die Vertragspartner bereits im Vorfeld die erforderlichen Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers, minimieren sie typische Projektrisiken. Schon bei der Vertragsgestaltung ist dies zu berücksichtigen. Unabdingbar ist vor allem die projektspezifische Konkretisierung der Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers (z.B. Bereitstellung von Testdaten, Sicherstellung der Systemvoraussetzungen, Stellen von Arbeitsräumen). Je klarer die Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers bereits im Vertrag geregelt sind und bei der Projektdurchführung entsprechend umgesetzt werden können, desto wahrscheinlicher ist der Projekterfolg. Davon profitieren beide Parteien.

(siehe auch Artikel „Mitwirkung des Auftraggebers im IT-Projekt – Schwierigkeiten und rechtliche Konsequenzen“)

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