Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung (Teil 5, Die Bewerbungsbedingungen: Informationen zur Angebotsprüfung und -bewertung für den Bieter in den Bewerbungsbedingungen)

Im fünften Teil der Serie „Die Vergabeunterlagen bei der IT-Beschaffung“ erfolgen Informationen über den Teil der Bewerbungsbedingungen, die dem Bieter Informationen zur Angebotsprüfung und -bewertung vermitteln.

Überblick

1.    Vorgehen bei der Angebotsprüfung
2.    Festlegung und Gewichtung der Zuschlagskriterien
3.    Bewertungsvorgehen
4.    Anlagen zu den Bewerbungsbedingungen
4.1    Anlage, die der Information des Bieters dienen, wie zum Beispiel die Bewertungsmatrix.
4.2    Anlagen, die auszufüllen sind und Vertragsbestandteil werden
5.    Liste aller vom Bieter mit dem Angebot zu übersendenden Unterlagen

Informationen zur Angebotsprüfung und -bewertung

Die Bewerbungsbedingungen haben Ausführungen, zur Angebotsprüfung und -bewertung zu enthalten. Der Bieter muss erkennen können, wie sein Angebot gewichtet und bewertet wird. Dies gilt zumindest für europäischen Ausschreibungen gemäß § 9 EG Abs. 2 VOL/A. Sind die hierfür erforderlichen Angaben sehr aufwändig, kann auf entsprechende Anlagen, die etwa Festlegungen zur Angebotsbewertung enthalten (z.B. Gewichtungen), verwiesen werden. Zu den Informationen, die dem Bieter mitgeteilt werden müssen, gehören insbesondere folgende Inhalte:

• Vorgehen bei der Angebotsprüfung
• Gewichtung der Zuschlagskriterien
• Bewertungsvorgehen

1.    Vorgehen bei der Angebotsprüfung

Hier wird das Vorgehen hinsichtlich der formalen Prüfung, der Eignungsprüfung sowie ggf. der Angebotsprüfung geschildert.

Beispiel für Informationen zur Angebotsprüfung und -bewertung:

Hinweise zu den Eignungsfragen
Zum Nachweis der Eignung hat der Bieter die in den Anlage H diesem Anschreiben beigefügten Muster auszufüllen und zu unterschreiben. Es handelt sich ausnahmslos um Ausschlusskriterien. Das bedeutet, dass der Bieter ausgeschlossen wird, wenn er die Anforderungen nicht erfüllt.

Hinweise zum Beantworten der Fragen im Fragenkatalog
Die vom Bieter auszufüllenden Anforderungen aus dem Fragenkatalog (Anlage B dieses Bewerbungsbedingungen) sind in Ausschluss- und Bewertungskriterien eingeteilt. Die Kriterien sind entsprechend gekennzeichnet. Reicht der Platz für eine Antwort in dem Fragenkatalog nicht, kann die Antwort mit Referenz auf die entsprechende Fragenummer auf einem gesonderten Blatt erfolgten. Es ist nur die Fragenummer anzugeben, die Frage selbst ist auf keinen Fall zu wiederholen!

2.    Festlegung und Gewichtung der Zuschlagskriterien

Für europaweite Vergabeverfahren gilt gemäß § 9 EG Abs. 2 VOL/A, dass der Auftraggeber die Zuschlagskriterien gewichten muss. Kann nach Ansicht des Auftraggebers die Gewichtung aus nachvollziehbaren Gründen nicht angegeben werden, so muss der Auftraggeber die Kriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Bedeutung festlegen. Entsprechende Angaben zur Gewichtung der Zuschlagskriterien müssen in den Vergabeunterlagen enthalten sein, wenn sie nicht bereits in der Vergabebekanntmachung veröffentlicht worden sind.

Beispiel für eine Festlegung Gewichtung der Zuschlagskriterien in Bewerbungsbedingungen

Die Vergabestelle wird die eingegangenen Angebote prüfen und diese aufgrund der in Anlage 0 mitgeteilten Wertungskriterien samt benannter Unterkriterien sowie der hierzu angegebenen Gewichtung bewerten.

3.    Bewertungsvorgehen

Die Vergabestelle hat darüber hinaus die Bewertungsmethode (z. B. Angabe der Erweiterten Richtwertmethode) anzugeben. Sofern eine Bewertungsmethode der UfAB Anwendung findet, kann auf die konkrete Beschreibung verzichtet werden und auf die entsprechenden Ausführungen der UfAB (mit genauer Fundstelle) zu dieser Methode verwiesen werden. Das veröffentlichte Vorgehen ist für den Auftraggeber bindend.

Beispiel für Regelungen zur Bewertungsmethode

Die Entscheidung über den Zuschlag wird innerhalb der Zuschlagsfrist schriftlich oder in Textform mitgeteilt. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von § 97 Abs. 5 GWB wird unter Berücksichtigung folgender Methode ermittelt:

Ermittlung des Gesamtangebotspreises   
Der Gesamtangebotspreis ergibt sich aus dem Preisblatt (Anlage C dieser Bewerbungsbedingungen).

Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots
Die Leistung des Bieters ergibt sich in erster Linie aufgrund seiner Ausführungen auf die Fragen der Vergabestelle im Fragenkatalog, der in Anlage B diesen Bewerbungsbedingungen beigelegt ist.   
Der Bieter erhält maximal 10 Bewertungspunkte pro A. Die von den Bietern erzielten Bewertungspunkte werden mit den festgelegten Gewichtungspunkten multipliziert Die vergebenen Punkte werden mit den Gewichtungspunkten multipliziert. Die Ergebnisse werden addiert und ergeben die Summe der Leistungspunkte. Es können insgesamt 10.000 Leistungspunkte erreicht werden. Die Gewichtung zu dem gewünschten Zielerfüllungsgrad (nicht erfüllt, teilweise erfüllt, voll erfüllt) ist in der Bewertungsmatrix Anlage 0 angegeben.
Bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes kommt die erweiterte Richtwertemethode nach UfAB unter http://www.cio.bund.de/DE/IT-Angebot/IT-Beschaffung/UfAB/ufab_node.html;jsessionid=5483947B5F65661CD6196BADD62D53DC.2_cid155.
Der Schwankungsbereich ist 10. Das Entscheidungskriterium ist der Preis.

4.    Anlagen zu den Bewerbungsbedingungen

Hier werden alle Anlagen zu den Bewerbungsbedingungen aufgeführt. Beispielhaft kommen folgende Anlagen in Betracht:

4.1    Anlage, die der Information des Bieters dienen, wie zum Beispiel die Bewertungsmatrix.

4.2    Anlagen, die auszufüllen sind und Vertragsbestandteil werden

Der Auftraggeber kann vorsehen, dass bestimmte Anlagen von den Bietern auszufüllen sind und später in ausgefüllter Form Vertragsbestandteil werden. Solche Anlagen haben regelmäßig die Form von Vordrucken. Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen (beispielsweise durch eine entsprechende Regelung im Vertragsentwurf), dass mit der Zuschlagserteilung diese Anlagen zum Vertragsbestandteil werden

Solche Anlagen können beispielhaft sein:

• Vom Bieter beantworteter Fragenkatalog (Bewertungs- und Ausschlusskriterien mit Gewichtung und Vorgabe von Zielerfüllungsgraden) siehe hierzu UfAB Kapitel 4.17 bis 4.21.
• Preisblattvorlage
• Nutzungsrechtsmatrix
• Erklärung zur gesamt¬schuldnerischen Haftung bei Bietergemeinschaften
• Erklärung zur Einhaltung von spezifischen Sicherheitsbestimmungen
• Ggf. Mitarbeiterprofile der angebotenen Mitarbeiter (Aus Datenschutzgründen dürfen die Mitarbeiter nicht namentlich benannt werden, es sei denn, sie haben einer Nennung ihres Namens ausdrücklich und individuell zugestimmt. Das anonymisierte Profil reicht)
• Erklärungen über eine Geheimhaltungsverpflichtung während der Vertragserfüllung
• Ggf. Vereinbarung über Auftragsdatenverarbeitung
• Ggf. Telekommunikationsvereinbarung

Beispiel für Anlagen zum Leistungsteil, die vom Bieter ausgefüllt werden müssen und Gegenstand seines Angebotes werden

• A Preisblatt
• B Fragenkatalog
• C Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
• D Teleservicevereinbarung
• F Systemumgebung des Auftraggebers
• G Leistungsbeschreibung

5.    Liste aller vom Bieter mit dem Angebot zu übersendenden Unterlagen

In diesem Kapitel sind in einer abschließenden Liste alle geforderten Nachweise und Erklärungen (sowohl eignungs- als auch leistungsbezogen) aufzuführen. Diese Liste ist nach § 8 Abs. 3 bzw. § 9 EG Abs. 4 VOL/A zwingend erforderlich. Es ist darauf zu achten, dass diese Liste vollständig ist, da ein Ausschluss wegen fehlender an anderer Stelle geforderter Nachweise und Erklärungen möglicherweise nicht statthaft ist, wenn diese Nachweise und Erklärungen nicht in dieser abschließenden Liste aufgeführt sind.

Zweck der Regelung der VOL/A ist es, formale Ausschlüsse insbesondere wegen fehlender Eignungsnachweise und -erklärungen zu verhindern. Die UfAB empfiehlt jedoch, die Liste auf sämtliche geforderte Nachweise, Erklärungen und auszufüllenden Vordrucke zu erweitern. Dadurch erhält diese Liste den Charakter einer vollständigen Checkliste und unterstützt sowohl den Auftraggeber bei der Strukturierung der Vergabeunterlagen als auch den Bieter bei der Erstellung seines Angebotes

Der Auftraggeber kann (sie oben dargestellt) vorsehen, dass bestimmte Anlagen von den Bietern auszufüllen sind und später in ausgefüllter Form Vertragsbestandteil werden. Solche Anlagen haben regelmäßig die Form von Vordrucken. Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen (beispielsweise durch eine entsprechende Regelung im Vertragsentwurf), dass mit der Zuschlagserteilung diese Anlagen zum Vertragsbestandteil werden    
Solche Anlagen können beispielhaft sein-

Beispiel für eine Liste der mit dem Angebot zu übersenden Anlagen

1: Notwendige Unterlagen zur Überprüfung der Eignung
•    E0    ausgefüllte Eignungsmatrix
•    E1    Unternehmensdarstellung
•    E2    Eigenerklärung Insolvenz
•    E3    Eigenerklärung zur Verhütung von Manipulationen
•    E4    Eigenerklärung zur Schwarzarbeit
•    E5    Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Straftaten
•    E6    Übersicht zu Nachunternehmerleistungen
•    E7    Erklärung zur Bietergemeinschaft
•    E8    Referenzliste
2. Notwendige Unterlagen als Teil des Angebots
•    B1 aufgefülltes Preisblatt
•    B2 ausgefüllter Fragenkatalog
•    B3 unterschriebener und ausgefüllter Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
•    B4 unterschriebener und ausgefüllter Teleservicevereinbarung

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