Wann ist die Übermittlung einer Rechnung per E-Mail oder Fax zulässig?
Der nachfolgende Beitrag beschäftigt sich mit den umsatzsteuerlichen Voraussetzungen bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Der Beitrag wurde uns freundlicherweise durch die SWA Steuerberatungs GmbH zur Verfügung gestellt.
Inhaltsverzeichnis
A. Voraussetzungen
I. Zustimmung des Rechnungsempfängers
Nach § 14 I S. 2 UStG sind Rechnungen nur bei Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.
Die Zustimmung des Empfängers bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll (A 184a I UStR 2008).
II. Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts
Nach § 14 III UStG müssen bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleitstet sein. Dies kann grundsätzlich auf zwei Arten erfolgen, nämlich
- mit qualifizierter elektronischer Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (A 184a III UStR)
oder
- im sog. EDI-Verfahren (electronic data interchange) mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung (Sammelrechnung, entweder in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur).
Zu beachten sind die folgenden Besonderheiten:
Email : Wird eine Rechnung per Email übermittelt, ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach § 14 III Nr. 1 UStG erforderlich (A 184a V Nr. 1 UStR 2008). Andernfalls steht dem Rechnungsempfänger kein Vorsteuerabzug zu. Ein Ausdruck der per Email übersandten Rechnung verhilft dem Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug, da die Rechnung elektronisch übermittelt wurde.
Das EDI-Verfahren ist bei Versendung von Rechnungen per Email aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht anwendbar.
Telefax : Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist zu beachten, dass es sich auch hierbei um elektronisch übermittelte Rechnungen handelt.
Werden Rechnungen von Standard-Telefax an Standard-Telefax übermittelt, ist zur Anerkennung des Vorsteuerabzugs vom Rechnungsempfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufzubewahren.
Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen (z.B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax), ist wie bei der Übermittlung per Email eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich (Abschn. 184a V Nr. 1 UstR 2008).
1. Qualifizierte elektronische Signatur
a) Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur gem. Abschn. 184a III UStR 2008
Nach § 14 III Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gem. § 2 Nr. 3 SigG oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung gem. § 2 N. 15 SigG zu versehen.
Zur Erstellung der Signatur wird ein qualifiziertes Zertifikat benötigt, das von einem Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellt wird und mit dem die Identität des Zertifikatsinhabers bestätigt wird
(§ 2 Nr. 7 SigG). Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden.
Der Unternehmer kann andere natürliche Personen bevollmächtigen, für ihn zu signieren. Es besteht die Möglichkeit, im Rahmen der qualifizierten elektronischen Signatur zusätzliche Attribute einzusetzen. Ein Beispiel hierfür wäre: „Frau Mustermann ist Handlungsbevollmächtigte des Unternehmers A und berechtigt, für Unternehmer A Rechnungen bis zu einer Höhe von € XXX Gesamtbetrag zu unterzeichnen.”
Für die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen sind alle technischen Verfahren zulässig, die den Vorgaben des SigG entsprechen (z.B. Smart-Card, Kryptobox).
b) Auskunftsanspruch des Finanzamtes gem. Abschn. 184a III UStR 2008
Das Finanzamt hat nach § 14 II SigG einen Anspruch auf Auskunft gegenüber dem Zertifizierungsanbieter, soweit dies zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist. Auch hat der Unternehmer auf Aufforderung die erforderlichen Voraussetzungen einer elektronisch übermittelten Rechnung nachzuweisen.
c) Funktionsweise der qualifizierten elektronischen Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur arbeitet mit einem doppelten, "asymmetrischen" Schlüssel. Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren (oder public-key-Verfahren) basieren auf zwei verschiedenen Schlüsseln zum Ver- und Entschlüsseln einer Nachricht, wobei sich der eine nicht aus dem anderen ermitteln lässt.
Sender und Empfänger qualifiziert digital signierter Mitteilungen bedienen sich dabei einer dritten, vertrauenswürdigen Instanz, dem sog. Zertifizierungsdienstanbieter. Von diesem erhält der Teilnehmer einen doppelten Schlüssel. Dieses Schlüsselpaar besteht aus einem "öffentlichen" und einem davon verschiedenen "privaten" Schlüssel.
Während Ersterer in einem für alle zugänglichen Verzeichnis - ähnlich einem Telefonbuch - vorgehalten wird, ist Letzterer nur dem jeweiligen, registrierten und identifizierten Teilnehmer zugänglich, auf einer Chipkarte abgelegt und mit PIN gesichert.
Das Verfahren der digitalen Signierung besteht nun darin, dass der Teilnehmer seinen privaten Schlüssel auf das gesamte Dokument, das er digital signiert versenden will, anwendet. Zuvor werden die unverschlüsselten Daten mit Hilfe eines sog. Hash-Verfahrens komprimiert; es entsteht ein individueller "Fingerabdruck" des unverschlüsselten Dokuments, eine "Prüfsumme". Dieses Komprimat wird sodann mit dem privaten Schlüssel des Teilnehmers verschlüsselt und dem unverschlüsselten Dokument beigefügt. Beide werden zusammen versandt.
Der Empfänger des signierten Dokuments wendet darauf den öffentlichen Schlüssel des Senders an. Dadurch wird der verschlüsselte Hashwert (die verschlüsselte Prüfsumme) entschlüsselt. Zugleich wird aus dem unverschlüsselten Dokument erneut ein Hash-Komprimat gebildet.
Der Vergleich der beiden Komprimate beweist die Integrität des Dokuments.
Um eine unberechtigte Benutzung des privaten Schlüssels zu verhindern, muss sich der berechtigte Nutzer als solcher beim Zertifizierungsdienstanbieter ausweisen, bevor er nach Prüfung und Feststellung seiner Identität persönlich eine auf ihn ausgestellte Signaturerstellungseinheit erhält, die die Anwendung des Signaturschlüssels von einer Chipkarte und persönlichen PIN-Nummer abhängig macht. Niemand sonst - auch nicht der Zertifizierungsdienstanbieter selbst - erhält Kenntnis von diesem privaten Schlüssel, kann ihn auslesen oder kopieren.
Für die Echtheit des zugehörigen öffentlichen Schlüssels, d.h. für die Gewissheit, dass auch dieser tatsächlich einer bestimmten Person zuzuordnen ist, garantiert der Zertifizierungsdienstanbieter durch ein Zertifikat. Dieses sog. Signaturschlüsselzertifikat ist die ihrerseits mit einer digitalen Signatur des Zertifizierungsdienstanbieters versehene digitale Bescheinigung über die Zuordnung eines öffentlichen Signaturschlüssels zu einer natürlichen Person und deren Identität.
Mit dem Signaturschlüsselzertifikat gibt der Zertifizierungsdienstanbieter jedem Dritten die Sicherheit, dass die im öffentlichen Schlüssel enthaltenen und allgemein zugänglichen Informationen - insbesondere zur Identität des Inhabers - überprüft wurden und zutreffen.
d) Akkreditierte Zertifizierungsanbieter
Nach § 14 III Nr. 1 UStG ist eine elektronisch übermittelte Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung zu versehen.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir jedoch eine qualifizierte elektronische Signatur eines akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters zu verwenden. Akkreditierte Zertifizierungsanbieter beteiligen sich freiwillig an einem Akkreditierungssystem. Hierdurch wird die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen vorab und danach regelmäßig wiederkehrend geprüft und bestätigt.
Akkreditierte Zertifizierungsdienstanbieter erhalten ein Gütezeichen zum Nachweis ihrer umfassenden geprüften technischen und administrativen Sicherheit.
Eine Auflistung der momentan akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieter sowie weiterführende Informationen zur elektronischen Signatur werden unter nachfolgendem Link auf der Website der Bundesnetzagentur zur Verfügung gestellt:
http://www.bundesnetzagentur.de/enid/82a89f46d48d3ddbf64bea65ec4badc5,0/Sachgebiete/Elektronische_Signatur_gz.html
2. Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Neben der elektronischen qualifizierten Signatur kann im Rahmen der elektronischen Übermittlung von Rechnungen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten auch im EDI-Verfahren nachgewiesen werden.
Bei elektronischer Übermittlung der Rechnungen im EDI-Verfahren ist es jedoch erforderlich zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur an den Rechnungsempfänger zu übersenden.
Aus Gründen der Praktikabilität empfehlen wir daher, bei der elektronischen Übermittlung von Rechnungen eine qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden.
Auch ist die Anwendung des EDI-Verfahrens bei Übersendung der Rechnungen per Email umsatzsteuerlich nicht ausreichend.
Sollten Sie zur Rechnungsübermittlung im EDI-Verfahren weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
III. Allgemeine und besondere Rechnungsangaben
Als Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne sind auch bei der auf elektronischem Wege übermittelten Rechung stets die allgemeinen Rechnungsangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum der Rechnung,
- eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Als Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung kann der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- der anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
und die besonderen Rechnungsangaben im Einzelfall zu berücksichtigen. Insoweit verweisen wir auf die bereits geführte Korrespondenz sowie die übersandte Musterrechnung.
IV. Aufbewahrungsfristen
Gemäß § 14 b I UStG hat der Unternehmer
- ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung gestellt hat sowie
- alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird.
Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z.B. die verwendete qualifizierte elektronische Signatur). Dies gilt selbst dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist.
B. Fazit
Bei der Übermittlung von Rechnungen auf elektronischem Wege sind aus umsatzsteuerlicher Sicht die folgenden Voraussetzungen zu beachten:
- Vorliegen der Zustimmung des Rechnungsempfängers (siehe unter A. I.)
- Nachweis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts (siehe unter A. II.) durch
- qualifizierte elektronische Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder
- das sog. EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur
- Allgemeine und besondere Rechnungsangaben (siehe unter A. III.)
- Aufbewahrungsfristen (siehe unter A. IV.)
Bei Versendung der Rechnungen per Email ist die Verwendung des EDI-Verfahrens aus umsatzsteuerlicher Sicht nicht ausreichend und demnach nicht zu empfehlen. Hier ist stets eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir bei Versenden der Rechnungen per Email eine qualifizierte elektronische Signatur eines akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters zu verwenden.
Hinsichtlich der detaillierten praktischen Vorgehensweise bzw. der entstehenden Kosten, möchten wir Sie bitten, sich direkt an einen Zertifizierungsdienstanbieter zu wenden.
Im Rahmen der Aufbewahrungspflichten ist zu beachten, dass neben den Rechnungen auch die entsprechenden Nachweise über die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren sind.
Zur Sicherung Ihres Vorsteuerabzugs möchten wir Sie bitten, das Vorliegen der o.a. Anforderungen auch bei Erhalt von elektronisch übermittelten Rechnungen als Rechnungsempfänger zu überprüfen, da bei Fehlen der o.a. Voraussetzungen ein Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann. Bitte beachten Sie auch bei erhaltenen Rechnungen, die elektronisch an Sie als Rechnungsempfänger übermittelt wurden, die o.a. Ausführungen hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
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Beiträge zum Thema
7 Kommentare
Die Seite sollte dringend aktualisert werden.
woran erkennt das finanzamt denn nun, dass die rechnung von mir/bei mir ausgedruckt wurde und nicht beim auftraggeber?!?
weil: unterzeichnen muss ich sie ja nicht.
muss der auftraggeber etwa den briefumschlag mitaufbewahren?
oder ist die regelung vielleicht wirklich leicht daneben?
meine Überlegung Rechnung ausschließlich elektronisch zu bearbeiten um damit die Durchlaufzeit
(Eingang, Prüfung, Archivierung) zu beschleunigen wird hier schon im Keim erstickt.
aber danke für den informativen Beitrag
wie will das finanzamt prüfen auf welchem drucker die rechnung ausgedruckt wurde? ist es denn so, das zu jeder rechnung auch der umschlag inkl. poststempel aufbewart werden müsste um nachweisen zu können das die rechnung auf dem postweg erhalten wurde? aber wie ist es wenn ich die rechnung persönlich in den briefkasten des kunden stecke? das wäre ja dann auch nicht zulässig weil kein poststempel. mir persönlich ist nicht bekannt das das fa die briefumschläge inkl. poststempel verlangt! die ganze regelung ist mal wieder nonsense.
Es kommt aber noch schlimmer!
Da gemäß ihrer Natur meist Online-Shops auch Online-Rechnungen versenden und bei diesen Geschäften Vorkasse als gängige Zahlungsmethode praktiziert wird, ist das Geld meist bereits überwiesen wenn die Rechnung kommt. Es bleibt dann dem Rechnungsempfänger - sofern er das Problem überhaupt kennt - überlassen, von dem Shopbetreiber eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung NACHTRÄGLICH zu verlangen, ein Vorhaben, welches meist an der Einsicht des Shopbetreibers scheitert und auch schon mal zu erheblichen Streitigkeiten und völlig überflüssigem Schriftverkehr führt.
Aber auch der Emfang vorschriftsmäßig signierter Rechnungen ist nicht unproblematisch. Die vom Gesetzgeber geforderte Kontrolle sowie die Aufbewahrungsfristen erfordern nämlich auf Emfängerseite der "digitalen" Rechnung eine ordentliche Aufrüstung seiner Infrastruktur und ein erhebliches Maß an Zeitaufwand. Oft wird von den Rechnungsversendern auf Prüfverfahren über zahllose Internetportale verwiesen, um die vom Gesetztgeber geforderte Prüfung vorzunehmen und zu protokollieren.
Der ganze notwendige Prozess erfordert ordentlich Arbeitszeit: Prüfung der Signatur ( oft nur online ), Prüfprotokoll erstellen lassen, Rechnung nebst Prüfprotokoll zusammengehörig UND nachweisbar abspeichern, komplette E-Mail, mit der dieser Vorgang eingegangen ist, ebenfalls abspeichern, usw...
Ja, auch dass ist nicht bekannt! Auch die E-Mail, mit der die Rechnung eingegangen ist, muss zusätzlich gespeichert und bei Anfrage durch das Finanzamt und im Falle einer Buchprüfung nachgewiesen werden!
Ein paar Worte noch zu den Aufbewahrungsfristen: Der Gesetzgeber fordert eine Aufbewahrungspflicht aller dieser Daten für 10 Jahre. Dazu gehört nicht nur die Pflicht, diese im Format sehr unterschiedlichen Daten zu speichern, sondern vielmehr auch die Pflicht, diese Daten jederzeit NACHZUWEISEN, z.B. im Falle einer Buchprüfung. Wie er das bewerkstelligt, bleibt allerdings in der Verantwortung des Unternehmers.
Es wäre nun sehr blauäugig zu glauben, man habe in 10 Jahren noch Programme, mit dessen Hilfe die Mails und die rudimentär erzeugte Protokolle aus dem Jahre 2008 dann noch lesbar wären. Da nützt auch die ganze Datensicherung nichts. Was sagten Sie doch gleich, machen Sie mit Ihren eingelagerten 5,25" Floppy-Disks? Selbst wenn Sie die Daten auf andere Datenträger übernommen haben, versuchen Sie diese doch mal - mit was auch immer - auszulesen. Da gerät die Buchprüfung zur Bastelstunde...
Alle diese Überlegungen fließen natürlich in die Entscheidung der Rechnungsversender nicht ein. Hier werden nur die Kosten-Einsparungen beim Versand der Rechnungen per E-Mail gesehen. Dass der Empfänger letztlich den vielfachen Preis für diese Einsparung zahlen muß, ist dem Versender egal.
Ich wage es mir gar nicht vorzustellen, wie hoch der Vorsteuerbetrag insgesamt sein wird, den deutsche Unternehmen nach den entsprechenden Buchprüfungen in den nächsten Jahren nachträglich aberkannt bekommen! Eines ist sicher: Die Finanzämter kennen die schwarzen Schafe unter den Rechnungsversendern bereits - und es werden jeden Tag mehr.
Ich hatte heute - wieder einmal - ein Gespräch mit einem dieser kundenorientierten Anbieter. Plötzlich und aus heiterem Himmel kommen dessen Rechnungen online (nicht dass man dem zugestimmt hätte). Man habe letzten Monat das Verfahren umgestellt, heißt es aus der Buchhaltung. Und, bisher habe man noch keine Probleme oder Reklamationen damit gehabt, heißt es weiter. Selbstverständlich könne ich meine Rechnungen auch weiterhin per Post haben. Man würde dies in meiner Kundenakte vermerken. In dem Fall müsste aber die Rechnungstellung gesondert bezahlt werden, dass mache pro Rechnung dann 2,95 Euro.. Aha!
Dieses Unternehmen macht übrigens nur Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B). Die Empfänger sind somit ausnahmslos zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das Rechnungsvolumen dürfte nach vorliegenden Auftragsnummern um ca. 5.000 Rechnungen pro Monat liegen. Und ich bin der Einzige, der reklamiert - ich muß wohl wirklich ein furchtbarer Griesgram sein.
Insofern bin Ich Ihnen , liebes it-recht kanzlei Team, für diesen ausführlichen Beitrag zur Thematik sehr dankbar.
Henning Blum
Internet Dienstleistungen